L’Innovation Company WeAreProject è stata scelta da Zanardi Fonderie per trasformare i processi e le modalità di lavoro.
Negli ultimi anni la storica società veronese specializzata nelle fusioni in Fonderia di ghisa sferoidale e ghisa sferoidale austemperata aveva già investito nel perfezionamento degli strumenti sottostanti alla supply chain per rendere più fluida la gestione degli ordini e allineare il processo interno di fonderia a una rete fidata di partner e fornitori esterni. A partire da gennaio 2019 era stato implementato l’ERP di nuova generazione SAP S/4HANA, che consente di orchestrare l’intera filiera produttiva con un approccio data-driven. A fine 2021, Zanardi ha poi avviato un progetto per modernizzare i servizi di comunicazione interna ed esterna, migrando posta elettronica da Lotus Notes, il client applicativo e-mail di Domino, verso Microsoft 365/Exchange Online. Contestualmente è stato migrato anche il servizio di Mobile device management da Mobile Iron verso Microsoft Intune, adottando inoltre la piattaforma Teams e ottimizzando di conseguenza l’infrastruttura on-premises per consentire a tutte le nuove applicazioni di girare correttamente. Una trasformazione, quest’ultima, che Zanardi ha affrontato su due livelli, quello organizzativo e quello tecnologico, scegliendo WeAreProject per i servizi di consulenza e di system integration.
«Zanardi ha creduto nei modelli di lavoro agile, con l’apertura alle pratiche smart, già in tempi non sospetti. La pandemia ha ovviamente accelerato diverse dinamiche in tal senso, e questo è stato uno dei motivi che hanno alimentato il nostro bisogno di avere strumenti che ci mettessero in condizione di operare nel migliore dei modi anche in ambienti ibridi», spiega Enrico Timothy Testa, Organization systems manager del gruppo e coordinatore di un progetto che si muove già verso il prossimo step: lo spostamento dei carichi di lavoro in cloud, in modo da facilitare ulteriormente la fruizione di documenti e dati da remoto per qualsiasi tipologia di utente. «Prima di affrontare questo salto, pensavamo fosse necessario rivedere la natura delle regole nel processo di comunicazione in funzione delle nuove caselle di posta dipartimentali e del giusto assetto degli ambienti che ospitano le sessioni di collaboration su Teams».
A curare gli aspetti tecnici della progettualità Alessio Faccin, IT manager di Zanardi, entrato in azienda a marzo 2022 e coinvolto da subito nel processo di migrazione con l’obiettivo di supportare l’attività di gestione dei contatti intercettando le possibili criticità di natura sistemistica.
«Questa iniziativa va vista sotto il più ampio cappello della gestione dei rischi legati alla cybersecurity», afferma Faccin. «Lotus Notes, tra l’altro, è a fine vita, e con l’invecchiamento dei server diventa sempre più difficile segmentare le macchine per le varie attività di business. Il progetto di migrazione costituisce il primo viatico per abilitare l’autenticazione a due fattori, gestire in modo più efficace la VPN e garantire agli utenti un accesso sicuro agli ambienti di lavoro, a prescindere da dove si trovino fisicamente».
Tutto è iniziato con un processo di assessment che ha evidenziato i prerequisiti tecnici, soprattutto lato Windows: insieme ai partner di WeAreProject, il team di Faccin ha così definito i vari task, dalla gestione delle regole alla creazione degli account passando per l’identificazione dei meccanismi di backup in cloud. «Anche se gli aspetti IT sono stati predominanti, si è trattato comunque di un lavoro sinergico svolto insieme alle risorse dell’Organization systems management, e questo approccio è stato premiante», racconta Faccin, che sottolinea come la condivisione delle varie necessità sui due piani abbia semplificato la scelta delle soluzioni da adottare.
Rispetto al tema della personalizzazione degli strumenti e dei processi, per esempio, il gruppo di lavoro ha convenuto che bisognava tentare di essere il più possibile aderenti agli standard Microsoft. «Le customizzazioni possono essere una coperta molto calda all’inizio di un progetto: danno l’impressione di facilitare il compito, permettendo di soddisfare facilmente esigenze immediate. Questo perché si tende a pensare all’utente finale e alla fatica dell’operatività con i nuovi strumenti. Cedendo a queste considerazioni, però, si rischia di esporre il fianco alle stesse problematiche che si tenta di risolvere, inficiando il progetto stesso fin dai primi passi. Mantenere invece un certo rigore nel modus operandi per rimanere coerenti con l’obiettivo di ottimizzare il flusso delle informazioni aiuta a porsi domande che prima, per abitudine, non ci si era posti, e ad affrontare i problemi in modo nuovo, spesso più efficace».
D’altra parte, gli strumenti di collaboration necessitano di flussi documentali capaci di muoversi trasversalmente lungo le varie divisioni, che non possono più essere considerate compartimenti stagni. «Il valore sta anzi proprio nella possibilità di vedere e organizzare insieme contenuti relativi agli uffici amministrativi, alle unità di manutenzione, alla forza vendita e categorizzarli con metadati utili a classificare i vari documenti in funzione della loro importanza e consistenza», precisa Faccin. «Imparare a gestire il dato come fonte di informazione è tutt’altro che semplice. È un viaggio lungo e decisamente impegnativo».
Con WeAreProject approccio vincente per gestire il vero elemento critico: l’end user
Come hanno reagito gli utenti di Zanardi all’introduzione della nuova suite? «Meglio del previsto», dice Testa. «Forse anche perché avevamo fatto tesoro dell’esperienza di migrazione a SAP S/4HANA, che era stata piuttosto complicata. Il passaggio alla posta elettronica di Microsoft è stato senz’altro un processo più semplice, ma implicava una maggiore numerosità di utenze. Ecco perché abbiamo cercato di eliminare alla radice qualsiasi tipo di problematica, predisponendo una roadmap che oltre alla formazione, ai test e all’affiancamento, prevedesse anche una gestione del go live in chiave dipartimentale, con periodi-cuscinetto durante la migrazione e la sincronizzazione delle caselle. Sono infine stati coinvolti nel piano di change management utenti evoluti per fornire assistenza di primo livello e filtrare tra i ticket da inviare all’help desk le semplici dimenticanze dai veri problemi di natura tecnica».
Sia Testa che Faccin concordano sul fatto che tutte le attività preliminari sono state fondamentali per sminare qualsiasi tipo di problema prima della messa in produzione. «WeAreProject ha svolto un ruolo essenziale nello sviluppo di un processo di adoption delle soluzioni Microsoft aiutandoci ad immaginare il nuovo scenario, a simulare i diversi tipi di operatività e a evidenziare le potenziali criticità che avrebbero potuto bloccare i sistemi, e fornendoci anche un concreto supporto formativo, con un programma on-site e personalizzato della durata di una settimana», concordano i due manager di Zanardi. «L’utilizzo del client di posta elettronica che fa un amministrativo è ovviamente diverso da quello di un dirigente, e anche la formazione, di conseguenza, deve essere erogata in modo differente, non solo nei messaggi, ma anche rispetto ai registri e ai linguaggi. WeAreProject è andata oltre e ha orientato i contenuti, da una parte escludendo nozioni tecniche poco pertinenti al nostro progetto, dall’altra fornendo esempi pratici con slide focalizzate sulle use case di ciascun reparto aziendale».
Il progetto, in ultima analisi, si è rivelato un successo soprattutto perché inserito in una strategia fortemente voluta e sponsorizzata dalla direzione generale e dalla proprietà, ormai arrivata alla quarta generazione. «Un passaggio di testimone che non ha solo implicato un’evoluzione sul piano gestionale, ma che sta anche instillando nell’organizzazione un nuovo modo di vedere le cose, promuovendo l’adozione delle tecnologie digitali per bonificare le inefficienze e agevolare il cambio di pelle di un’azienda nata nel 1931 che oggi punta a operare nel settore manifatturiero con gli stilemi e i canoni dell’impresa contemporanea»
