A causa della pandemia, abbiamo smesso di andare in ufficio e di utilizzare le intranet in favore di uffici domestici improvvisati. Questa transizione di massa forzata verso il lavoro a distanza ha costretto le imprese ad affidarsi a strumenti digitali per connettere e collaborare con i propri dipendenti.
Ma che ruolo può avere un’intranet aziendale nel soddisfare al meglio le esigenze di una forza lavoro in evoluzione?
Certamente è una risorsa molto importante per un’azienda, poiché collega dipartimenti e persone, ottimizza la comunicazione e i processi interni e offre ai dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per lavorare in modo efficiente. Ma per beneficiare appieno dei vantaggi che offre una intranet e consentire alle persone di essere più produttive, è necessario che i dipendenti la trovino davvero utile e che la usino ogni giorno.
Invogliare i dipendenti a utilizzare pienamente l’intranet aziendale
Non è possibile agire pensando che una cosa sia utile solo perché l’abbiamo creata, e questo vale anche per le intranet. Il solo fatto di averle a disposizione non aumenta automaticamente il coinvolgimento dei dipendenti. E’ necessario crearle e promuoverle in modo strategico, affinché i dipendenti ne capiscano appieno il valore e i benefici.
“People-First”: le persone prima di tutto
Una intranet è ben progettata quando è stata personalizzata per adattarsi alle specifiche e diverse necessità della forza lavoro. Quando i dipendenti dispongono di uno strumento che è stato creato appositamente per loro, sono molto più propensi ad adottarlo e usarlo.
Questo approccio che mette le persone al centro, deve essere adottato da qualsiasi tipo di azienda, indipendentemente dal business o dal settore di appartenenza, soprattutto da quando il repentino passaggio al lavoro a distanza causato dalla pandemia, ha reso ancora più importante creare un senso di appartenenza e di coinvolgimento con tutti i dipendenti. In tal senso, l’intranet assume un ruolo ancor più strategico.
Detto ciò, possiamo individuare tre semplici passi che possono aiutarci nel creare una intranet di successo.
- Personalizzare
Un unico approccio per tutti, raramente funziona quando si parla di intranet poiché i dipendenti hanno bisogno di accedere a contenuti e strumenti diversi in base al loro ruolo e al reparto in cui lavorano. Ad esempio, chi lavora nella logistica ha certamente esigenze di accesso molto diverse da chi lavora in ufficio. Rispondere ai bisogni specifici di ognuno di essi li porterà a essere più efficienti, più produttivi e più soddisfatti.
- Incoraggiare la formazione, il tutoring e la condivisione delle conoscenze
Secondo il rapporto Skills Outlook 2021 dell’OCSE, la formazione continua è indispensabile per abilitare gli individui ad apprendere le competenze necessarie ad affrontare i cambiamenti economici, lavorativi, climatici e demografici che stanno trasformando le società. Un tema su cui si dibatte da tempo, già prima della pandemia e, come sottolineato dallo studio, la formazione continua viene considerata essenziale per navigare in un mondo del lavoro in rapido cambiamento.
E una cosa è certa: la focalizzazione sulla formazione è tra i principali fattori di coinvolgimento dei dipendenti e di una forte cultura del posto di lavoro – sono parte dell’intera proposta di valore dei dipendenti, non solo un modo per creare competenze.
In tal senso la intranet è un ottimo strumento per la formazione e il tutoring poiché offre un grande ambiente per la condivisione positiva e coinvolgente delle conoscenze, aspetto ancor più importante quando i dipendenti non possono incontrarsi.
- Creare la piattaforma tecnologica per supportare il lavoro a distanza
Secondo il Global Network Insights Report di NTT, il 47,9% degli asset di rete aziendali sono datati o obsoleti, rispetto ai dati del 2017 quando questo dato rappresentava solo il 13,1%.
Con l’arrivo del COVID-19, le aziende sono dovute intervenire rapidamente sulla loro infrastruttura per soddisfare le nuove sfide aziendali.
Se i dipendenti non sono in grado di accedere alla intranet da casa a causa di un’infrastruttura scadente, allora la sua esistenza non ha più senso e valore. I team IT devono permettere a chi lavora al di fuori dell’ufficio tradizionale di accedere ai contenuti e alle applicazioni di cui hanno bisogno, in modo sicuro e facile ovunque si trovino, fornendo loro le giuste tecnologie abilitanti.
L’imperativo intranet
L’intranet deve essere dunque uno strumento integrante dello stack tecnologico di un’azienda. Ma per far sì che i dipendenti la apprezzino e la utilizzino appieno, deve essere qualcosa di più di un luogo dove per l’archiviazione dei file. Una intranet progettata in modo efficace può non solo migliorare le comunicazioni aziendali e consentire la collaborazione dei dipendenti, ma anche ottimizzare i processi e le operazioni aziendali.
Le moderne intranet sono un elemento chiave della strategia digitale aziendale. Essere in grado di supportare la comunicazione ufficiale, ma in modalità bidirezionale creare un’esperienza intranet focalizzata sull’utente che aiuti a svolgere il lavoro, e trasformare digitalmente le operazioni aziendali è una parte vitale per essere in grado di interagire con una forza lavoro remota in qualsiasi momento e mantenerla produttiva al di fuori dell’ufficio. In effetti, essere digitali è ormai un’esigenza di sopravvivenza per le aziende, e avere una moderna strategia intranet aiuta i dipendenti a lavorare meglio da casa quando necessario.
