SACMI, per adempiere al decreto ministeriale che prevede la fatturazione elettronica alla PA con iter obbligatorio, si è rivolta a Siav, azienda italiana nel settore dello sviluppo software e dei servizi informatici per la gestione elettronica dei documenti e dei processi documentali.
Già dal 2005 SACMI, nell’ambito di un processo di riorganizzazione amministrativa, ha costituito un proprio Shared Services Center, dove sono state concentrate le attività amministrative delle 11 società italiane del Gruppo, con l’adozione di una soluzione IT di Document Management.
Con il nuovo decreto, l’azienda ha valutato l’opportunità di estendere la conservazione a tutti i propri documenti contabili, circa 400mila (fattura PA, ciclo attivo, passivo e libro giornale) e di affidare in outsourcing il servizio di archiviazione digitale, con una soluzione che consentisse però in ogni momento il passaggio ad un sistema in house.
E’ stato deciso di affidare il servizio ad un Conservatore Certificato (Circ. Pres. Cons. Ministri N. 65 del 10/04/2014) e la scelta è caduta su Siav.
La gestione in Outsourcing della Conservazione Digitale, con l’affidamento di tutti gli adempimenti ad una terza parte, comporta che questa si assuma i rischi connessi e Siav si è dimostrata un partner affidabile.
Siav, rispetto all’offerta di servizi e soluzioni di digitalizzazione in Italia, si è confermato un partner in grado di affiancare le aziende in un percorso graduale di adozione delle soluzioni di Gestione Documentale.
Non un semplice partner tecnologico ma un partner che può supportare il cliente dal punto di vista normativo e progettuale. In sostanza un partner a 360° per tutto quello che concerne prodotti e servizi per la gestione dematerializzata dei processi documentali.
L’operazione ha evidenziato per SACMI una serie di vantaggi diretti e un cost saving importante. I vantaggi principali sono stati:
- Completa dematerializzazione del ciclo documentale, evitando di stampare i documenti già ricevuti digitalmente, comprese le fatture passive che arrivano per il 70% via email
- Eliminazione di costi e spazi di archiviazione del cartaceo
- Notevole risparmio su bollo per quanto riguarda i Libri Giornale.
- Semplificazione e maggiore efficienza nella ricerca dei documenti
- Miglioramento della sicurezza dei dati aziendali attraverso le procedure digitali
