SanLucar, azienda multinazionale fondata nel 1993 che produce e vende frutta e verdura, ha scelto Esker, commerciante di soluzioni DI automatizzazione dei processi documentali, per automatizzare la ricezione di oltre 1.000 ordini clienti al giorno.SanLucar, il cui quartiere generale si trova in Spagna, ma con filiali sparse in tutto il mondo (Germania, Austria, Italia, Francia, Portogallo, Turchia, Egitto, Tunisia, Sud Africa, America Centrale e America del Sud), riceve ogni anno circa 400.000 ordini clienti, la maggior parte dei quali via fax o email.
Fino a poco tempo fa gli ordini venivano gestiti manualmente e archiviati in formato cartaceo. Tuttavia, la procedura manuale, ovviamente, portava alla commissione di errori nell’inserimento dati, oltre che alla mancanza di visibilità. I limiti del sistema di gestione manuale degli ordini minacciavano la qualità del customer service di SanLucar e mettevano a rischio il proprio impegno nel distribuire in tutto il mondo e in tempi celeri prodotti freschi e di qualità.
Eskar è intervenuta per ridurre i tempi di riposta ai clienti, li ha aiutati nell’adattarsi rapidamente ai picchi improvvisi di volume degli ordini, nell’avere accesso al supporto internazionale disponibile in molteplici lingue e nell’ottimizzare le risorse per gestire la crescita.
“Avevamo come obiettivi l’ottimizzazione delle risorse dedicate alla gestione degli ordini e il miglioramento della qualità del nostro customer service. – ha dichiarato Willie Piquer, IT Project Manager di SanLucar – Siamo ora in grado di soddisfare le esigenze dei nostri clienti di tutto il mondo in modo tempestivo grazie alla tecnologia Esker: completa, efficiente e semplice da implementare”.
Grazie a Esker, SanLucar ha potuto ottenere una serie di benefici come tempi di gestione degli ordini più rapidi dell’84 %, costi significativamente ridotti grazie all’eliminazione della gestione manuale dei documenti, della manutenzione hardware e dei costosi approvvigionamenti, riduzione dello spazio fisico occupato dai documenti cartacei attraverso l’archiviazione elettronica e, per finire, un migliore customer service grazie alle consegne puntuali e alla tracciabilità delle spedizioni.
La soluzione Esker è stata implementata da SanLucar in meno di due mesi: dopo aver creato un account email per gli ordini inviati via email, SanLucar ha iniziato a utilizzare servizi Esker Cloud Fax per settare i numeri dedicati alla ricezione degli ordini via fax in tutti i Paesi di esportazione. Una volta catturati, i dati presenti nell’ordine vengono visualizzati in automatico per approvazione e si integrano nell’ERP SanLucar, Microsoft Dynamics AX.
Alla fine del processo, l’immagine dell’ordine viene salvata nel Document Manager Esker, consentendo agli utenti autorizzati di avere accesso al documento direttamente dall’ERP.
