Direct Energie, azienda privata francese fornitrice di energia elettrica e gas, ha scelto Esker per automatizzare le proprie fatture fornitori, che ammontano a circa 7.500 all’anno.
Implementata come servizio cloud in meno di due mesi e totalmente integrata con l’applicazione SAP di Direct Energie, la soluzione di automatizzazione Esker Accounts Payable consente all’azienda di avere visibilità completa sull’intero processo di gestione delle fatture fornitori – dalla ricezione all’archiviazione.
Appartenente a un settore particolarmente sensibile (fornitura di elettricità), Direct Energie era alla ricerca di una soluzione per sistemare e ottimizzare i propri processi aziendali a seguito della fusione con Poweo. La crescita del business e del volume delle operazioni contabili ha determinato una maggiore complessità nella gestione delle fatture fornitori in termini di tracciabilità e di scambio sicuro dei documenti, portando così Direct Energie a contattare Esker nell’Agosto 2013.
“Il desiderio di automatizzare le fatture fornitori è nato dalla necessità di avere processi più affidabili ed efficienti – dichiara Louis-Mathieu Perrin, Chief Financial Officer, Direct Energie -. Le nostre fatture contengono dati sensibili e una cattiva gestione soprattutto delle condizioni di pagamento può avere conseguenze significative sulla liquidità dell’azienda e sulla fornitura di energia, il cuore del nostro business”.
Prima le fatture fornitori di Direct Energie arrivavano in formato cartaceo, venivano gestite manualmente e poi inserite in una cartellina per la firma. Una volta raccolte tutte le firme, le fatture venivano re-inviate alla contabilità per essere pagate e archiviate.
Ora, grazie a Esker, le fatture sono digitalizzate e i dati vengono catturati in automatico. Il responsabile della contabilità fornitori valida i dati riconosciuti che vengono poi inseriti in SAP. Un workflow di approvazione elettronico, basato su regole aziendali predefinite (es.: totale fattura, ruolo aziendale, ecc.) viene attivato, richiedendo agli approvatori di autorizzare il pagamento. Una volta approvata la fattura, il pagamento viene registrato in SAP e la fattura, insieme al processo di approvazione correlato, viene archiviata.
“La soluzione Accounts Payable è stata installata in meno di due mesi grazie al cloud computing – prosegue Perrin -. Oggi viene utilizzata giornalmente da più di 100 dipendenti. Sappiamo esattamente a che punto del processo di validazione si trovano le nostre fatture e siamo in grado di recuperare rapidamente qualunque fattura archiviata”.
I vantaggi della collaborazione non sono tardati ad arrivare: il tempo di gestione è ora più veloce del 50%; c’è una maggiore tracciabilità grazie all’archiviazione digitale e alle attività di analisi&audit trail offerte da Esker; la produttività è aumentata e i rapporti con i fornitori sono migliorati. Per finire, si registra anche un maggior flusso di cassa grazie ai pagamenti effettuati ora in modo puntuale.
A conquistare Direct Energie è stata la semplicità di utilizzo della soluzione, oltre che la sua funzionalità di reporting: “Viene inviata alla contabilità un’e-mail tutti i giorni, che elenca e tiene sotto controllo le fatture non ancora approvate. Uno dei maggiori vantaggi offerti dalla soluzione è la possibilità di definire il workflow di approvazione in base ai centri di costo e ai fornitori” conclude Perrin.
