“Business as usual” è un’espressione a cui ci siamo abituati nelle ultime settimane. E, se nel resto d’Europa il lavoro da remoto sta diventando la norma in questi giorni, nel nostro Paese non è più un’opzione ormai da settimane.
Poiché la pandemia COVID-19 si è diffusa in modo aggressivo in tutto il mondo, stiamo tutti cercando di adattarci e di adeguarci a una situazione in continua evoluzione. Con le scuole e gli uffici chiusi non è stato facile continuare a lavorare, ma si è reso necessario per far fronte alla situazione.
Se da una parte moltissime aziende si sono organizzate rapidamente per gestire questa nuova condizione di emergenza, adesso è il momento di guardare avanti e di strutturarsi per continuare a lavorare in una situazione che non ha tempi certi.
Per molte aziende, il mese appena trascorso è stato caotico. Per continuare a soddisfare le richieste dei clienti e, al tempo stesso, garantire la sicurezza del personale, molti hanno optato immediatamente per il lavoro a distanza. Ma se questo approccio è valido nell’immediato, con il passare delle settimane può rivelarsi insufficiente per quelle aziende che si trovano a dover ripensare al proprio modello operativo per andare avanti.
Non solo: le aziende e i loro team IT si sono trovati a prendere in poche ore o in pochi giorni decisioni che in altre circostanze avrebbero richiesto anche un anno di pianificazione.
Cosa è successo il primo giorno: “the new normal”
Da subito le aziende si sono mosse con l’obiettivo di garantire la sicurezza e il benessere del personale. Molte organizzazioni sono state in grado di fornire subito accesso ai propri dipendenti ad applicazioni e servizi in modo sicuro indipendentemente dal dispositivo, anche su computer non aziendali. Un approccio che deve essere in grado di evolvere con la situazione, e questo è ottenibile solo attraverso il software.
Le aziende in grado di adattarsi rapidamente sono quelle che continueranno a operare in modo efficace. Dopo una prima fase in cui le persone vengono abilitate al lavoro da remoto, diventa infatti importante identificare il più rapidamente possibile le figure “chiave” all’interno dell’organizzazione e gli strumenti di cui hanno bisogno. A quel punto il resto dell’azienda e i servizi meno critici possono essere portati sulla piattaforma man mano che si scala.
Agire per priorità e non di impulso
Abilitare le persone a lavorare da remoto in modo rapido e sicuro è una questione di priorità. All’indomani dell’emergenza, molte aziende hanno agito velocemente per garantire la continuità operativa, e questo è un comportamento lodevole. Ma con il passare delle settimane, occorre dare una struttura a questo approccio.
Possiamo riassumere in cinque passaggi chiave ciò che le aziende possono fare per garantire l’operatività in modo sicuro dopo un primo momento di emergenza, quando la situazione evolve e il lavoro da remoto diventa la normalità per un lungo periodo di tempo.
- In primo luogo, è fondamentale che i datori di lavoro definiscano policy e “confini” in collaborazione con i team HR e IT per creare processi che proteggano il personale e le aziende. Pochi team IT avranno il tempo o le risorse per pensare a chi ha bisogno di accedere a quali applicazioni o cartelle. Una soluzione può essere che sia l’utente a farne richiesta. Questo modello self-service può aiutare a determinare se ogni utente ha il livello di sicurezza appropriato per accedere agli strumenti e alle applicazioni di cui ha bisogno.
- Avere accesso da remoto è solo il punto di partenza: molti dipendenti stanno utilizzando il proprio computer portatile continuando a lavorare come fossero in ufficio utilizzando la connessione internet di casa. Questo richiede un livello di governance.
- Nell’emergenza, è possibile che siano stati scelti nuovi strumenti da utilizzare senza un’adeguata considerazione delle implicazioni, il che potrebbe comportare rischi per la sicurezza, sia nei primi giorni, sia nei mesi successivi. Se la sicurezza non è al centro, il resto diventa inutile. Le minacce alla sicurezza durante questo periodo continuano a essere elevate.
- Anche la collaborazione e la capacità di comunicare sono fondamentali, sia dal punto di vista della continuità operativa che del mantenimento della cultura aziendale.
- Infine, la semplicità. Occorre avere un unico punto di accesso a tutte le risorse necessarie. Questo richiede uno sforzo minimo e conoscenze tecniche di base per accedere a ciò di cui le persone hanno bisogno per svolgere il loro lavoro, indipendentemente dal dispositivo o dal luogo in cui si trovano.
Una soluzione di digital workspace software-based può consentire ai dipendenti di essere produttivi fin dal primo giorno sui dispositivi di loro scelta. Consente l’accesso immediato a un intero set di applicazioni aziendali con single sign-on senza soluzione di continuità a tutte le applicazioni in base alle funzioni del lavoro.
Nel frattempo, la sicurezza intrinseca zero trust permette di prendere in considerazione la compliance e il rischio prima di concedere l’accesso alle applicazioni, proteggendo l’infrastruttura IT e i dati.
Dalle prime settimane ai mesi successivi
Darsi delle priorità nell’implementazione di una soluzione per il digital workspace significa aver gettato le basi sulle quali le aziende possono continuare a operare. Ciò significa che adesso l’esigenza immediata di consentire il lavoro a distanza viene sostituita dalla necessità di formalizzare la situazione.
Man mano che i dipendenti si sentiranno più a proprio agio con la nuova normalità, le aziende avranno la possibilità di considerare quella che una volta era una sfida come un’opportunità e di vedere come possono sfruttare i vantaggi di avere team distribuiti e collegati.
Guardare al futuro con fiducia
È anche importante ricordare che le discussioni sullo smart working che riguardano in particolare la sede di lavoro si concentrano principalmente su chi lavora in ufficio, ma per molte aziende questo segmento è solo uno dei tanti della forza lavoro globale.
Oltre a utilizzare gli spazi di lavoro digitali per mantenere i lavoratori attivi, quando le aziende riapriranno sarà il momento di riflettere sulla possibilità di ridistribuire il personale fornendo strumenti digitali e l’accesso necessario per offrire un livello differenziato di servizio ed esperienza.
Le aziende hanno bisogno di gettare ora le basi per un ripensamento globale dell’organizzazione e, nostro malgrado, l’emergenza attuale lo sta rendendo possibile.
Se la priorità è e resta ovviamente la sicurezza e la salute delle persone, essere in grado di dare ai dipendenti e ai clienti un senso di continuità è altrettanto importante, soprattutto con l’andare avanti dei giorni.
Tutte le imprese si trovano ad affrontare un periodo di grande incertezza, ed è per questo che è fondamentale che le decisioni prese ora e il modo di gestire il lavoro in un sistema decentrato e fuori sede, forniscano le basi per ciò che ci aspetta e offrano opportunità a prova di futuro.
In questo rientra anche un digital workspace che offre un accesso sicuro alle applicazioni e ai servizi di cui i dipendenti hanno bisogno, indipendentemente dal dispositivo o dal luogo in cui si trovano.
