Top Consult ha sviluppato i Pacchetti Applicativi TopMedia Social Ned, semplici e pronti all’uso, progettati proprio per consentire alle Pmi di realizzare velocemente, a costi contenuti, soluzioni di gestione dei documenti in ingresso e in uscita, di collaborazione aziendale per gruppi di lavoro e di conservazione sostitutiva a norma di legge, relativamente a specifici settori aziendali come ad esempio la Contabilità, il Personale, la Fatturazione Elettronica o la Corrispondenza.
I pacchetti sono inoltre disponibili su cloud, con tutti i vantaggi connessi di risparmio e flessibilità: nessun costo per infrastrutture It, nessun investimento per hardware, software di base o database, avviamento e assistenza via web. La commercializzazione e il supporto dei pacchetti vengono assicurati da una nuova rete di partner cloud, che Top Consult sta costituendo su base nazionale. 
Due pacchetti, Social Ned Fatturazione Elettronica (verso imprese e Pa) e Social Ned Corrispondenza (Pec, email, posta cartacea), indirizzano in particolare due tematiche oggi di grande attualità, permettendo di ottemperare agli obblighi di legge e di cogliere nello stesso tempo le opportunità associate di efficienza e risparmio.
L’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la Pa centrale diventa realtà a giugno 2014, e un anno dopo scatta anche quello verso la Pa locale. Una volta creata dal software gestionale, la fattura elettronica (F.E.) deve essere passata ad un sistema documentale che provvede ad archiviarla, spedirla via Pec al Sistema di Interscambio (Sdi), archiviare la ricevuta di consegna e quella di ricezione, mettere in conservazione digitale a norma sia la fattura con i documenti correlati che l’hanno preceduta e seguita, sia messaggi e ricevute Pec.
Le aziende, grazie al recepimento avvenuto nel 2013 della specifica Direttiva Ue, possono anche creare fatture elettroniche in formato Pdf e inviarle sempre via Pec alle altre aziende private, archiviandole e conservandole a norma, con tutti i documenti correlati, assieme a quelle verso la Pa.
“La F.E. verso la Pa o verso le aziende private – dice Pier Luigi Zaffagnini, amministratore Top Consult – obbliga in realtà le aziende a digitalizzare tutti i processi aziendali legati alla fatturazione elettronica, processi nei quali si muovono dei ‘documenti informatici’, che devono cioè essere trattati e conservati in modo digitale secondo obblighi e norme ben precisi. Dietro quello di F.E. verso la Pa, il vero obbligo è quindi quello della gestione documentale”.
La Posta Elettronica Certificata (Pec) è diventata obbligatoria per aziende, professionisti, imprese individuali e artigiane. Ogni azienda deve avere una casella Pec come ‘sede elettronica legale’, alla quale arrivano le comunicazioni ufficiali e che va gestita in modo informatico. La spedizione dei documenti informatici via Pec consente di fornire loro data certa ed efficacia probatoria in caso di contenzioso, nonché di sfruttare ad esempio le norme sui ritardi di pagamento delle fatture che prevedono interessi automatici. Ma bisogna rispettare tutti gli obblighi di legge previsti per un documento informatico qual è la Pec, cioè archiviazione e conservazione digitale obbligatoria a norma.
I Pacchetti Applicativi Social Ned Fatturazione Elettronica e Social Ned Corrispondenza consentono di gestire i due obblighi in modo completo ed ottimale, integrato con la gestione elettronica dei documenti aziendali, dalla creazione all’archiviazione, dalla spedizione alla conservazione a norma di legge. Il tutto in conformità con le leggi vigenti ma anche con l’opportunità di aumentare l’efficienza dei processi aziendali collegati, lavorando senza carta, in modo digitale.
