Il Comune di Afragola ha abilitato lo smart working con VMware Horizon.
Grazie alla disponibilità della soluzione in convenzione Consip, il personale IT comunale realizza in poche settimane una soluzione di desktop virtuale in totale sicurezza per diverse tipologie di dipendenti, che ne scoprono rapidamente i vantaggi: facilità d’uso e di aggiornamento, sicurezza e affidabilità, per un importante ritorno dell’investimento. Con l’emergenza pandemica, infatti, lo smart working è diventata una necessità, anche nella Pubblica Amministrazione Locale.
Il Comune di Afragola conta circa sessantamila abitanti della città metropolitana di Napoli in Campania. È uno dei maggiori centri dell’entroterra napoletano. Il suo territorio confina con quelli di Casoria, Acerra, Cardito, Caivano e Casalnuovo di Napoli. Giuliano Gugliara è Responsabile per la transizione digitale del Comune di Afragola e quando parla ha il piglio del docente. Racconta di un Comune già piuttosto digitalizzato, in cui l’80 per cento dei processi, come per esempio gli atti amministrativi, sono gestiti in modalità digitale, riferisce di una realtà, quella di molti enti della Pubblica Amministrazione Locale, in cui le risorse sono poche e tanti i problemi da risolvere.
L’emergenza e le prime soluzioni adottate
Prima del 2020 lo smart working, e in particolare il lavoro a distanza, al Comune di Afragola non era mai esistito, non era neppure normato. Poi scatta l’emergenza pandemica, con il cosiddetto primo lockdown, la grande serrata che manda a casa tutti i dipendenti, o quasi.
Come sottolineato in una nota ufficiale da Gugliara: «Noi dell’ICT abbiamo dovuto attivare una serie di soluzioni che abbiamo sviluppato con il nostro team interno, cercando di ridurre al minino l’impatto dal punto di vista operativo e tutelando la riservatezza dei dati in ottemperanza con la normativa vigente».
Lavorare in smart working non si può ridurre a un semplice scambio di e-mail, ma richiede l’accesso ai sistemi di backoffice, che deve avvenire su una rete protetta. La prima soluzione elaborata dal Comune di Afragola è stata quindi l’attivazione di una rete virtuale privata (VPN), che consentiva ai dipendenti l’accesso in sicurezza alla rete del comune, utilizzando i propri PC personali.
Una nuova virtualizzazione all’orizzonte
Il Comune di Afragola conosce e utilizza le tecnologie VMware nell’ambito della virtualizzazione dei server.
Ancora per Gugliara: «Per noi è stato immediato passare dal livello server a quello client della virtualizzazione. Abbiamo scelto la piattaforma VMware Horizon e abbiamo iniziato a lavorare per l’acquisizione di questa tecnologia, che fortunatamente è disponibile in convenzione Consip per tutti gli enti pubblici».
Dopo l’acquisizione del software, il gruppo di lavoro ICT del Comune di Afragola, guidato da Giuliano Gugliara, installa la componente server del sistema su due macchine già presenti nel CED del Comune, dedicate all’erogazione dei desktop virtuali ai client remoti.
«Abbiamo definito gli utenti principali, come i responsabili dei servizi, e li abbiamo resi operativi con i loro PC da casa con una VPN creata ad hoc. Siamo stati immediatamente operativi. Il problema è che i PC utilizzati dagli utenti non sono di proprietà dell’ente, il che incide sulla privacy e sulla tutela dei dati sensibili. Era una soluzione temporanea e ancora vulnerabile».
Il Comune di Afragola verso la fase due
Come ricorda Gugliara: «Noi dobbiamo proteggere i dati dei cittadini. Nella seconda fase abbiamo cercato una soluzione più flessibile e sicura dal punto di vista del GDPR». Il Comune avrebbe potuto acquisire dei PC portatili da distribuire ai dipendenti, ma questa soluzione viene presto scartata, sia per l’entità dell’investimento necessario, sia perché la configurazione e la distribuzione delle macchine ai dipendenti avrebbe richiesto una grande mole di lavoro al personale IT, esponendo anche a rischi sanitari queste persone così importanti in una fase molto delicata per il lavoro dell’ente.
Per abilitare lo smart working dei dipendenti comunali si fa strada nella squadra ICT del Comune di Afragola una soluzione alternativa: distribuire alle persone un desktop virtuale.
«Un desktop virtuale nasce protetto nell’ambito di una infrastruttura IT, con policy di sicurezza e di privacy definite e controllate; può essere facilmente configurato e distribuito ai dipendenti – spiega Gugliara -. Su un desktop virtuale è possibile abilitare l’accesso alle diverse applicazioni di backoffice, mappando gli utenti in base alle diverse tipologie di attività, qualunque sia la macchina fisica che il dipendente utilizza».
La parte più complessa del lavoro ha riguardato la creazione di diversi profili che coprissero tutte le esigenze delle diverse tipologie di utenti, considerando l’eterogeneità dei sistemi con cui i dipendenti devono interagire, da quelli demografici a quelli territoriali a quelli tributari, ognuno connesso a banche dati diverse.
Dopo quest’ultima fase, completata sempre dai tecnici del Comune, è stato creato un portale Web riservato allo smart working con il software da scaricare per creare i desktop virtuali. Sono disponibili quaranta utenze di VMware Horizon, sufficienti per circa una settantina di utenti abilitati.
Come prima, più di prima
Con i desktop virtuali di VMware Horizon gli utenti riescono a fare in maniera remota tutto quello che facevano in ufficio, utilizzando una qualunque macchina fisica.
«Lato IT dormiamo sonni più tranquilli per quanto riguarda la sicurezza e la privacy dei dati, perché gli accessi ai sistemi sono protetti alla fonte. Se invece si rende necessario effettuare aggiornamenti software, è semplice distribuirli agli utenti in smart working, senza dover ritirare le macchine per manutenzione, come si renderebbe necessario in uno scenario con macchine fisiche».
In realtà la necessità dello smart working, dettata dall’emergenza pandemica, si è rivelata un pretesto per aumentare il livello di digitalizzazione degli utenti, che oggi sono ben felici di avere in mano degli strumenti facili da usare per lavorare quando ne hanno bisogno.
Gugliara cita il caso degli utenti con un livello di responsabilità più alto, che non esitano a collegarsi ai sistemi al di fuori dell’orario di ufficio, per esempio per emanare ordinanze urgenti; oppure quello dei vigili urbani, abituati a inserire verbali al PC dopo essere rientrati in ufficio dalle attività sul territorio, che oggi, pur continuando a utilizzare PC in comune, una volta effettuato l’accesso, hanno a disposizione un’area personale e riservata con i propri documenti e il proprio desktop. Anche all’anagrafe alcune delle macchine a disposizione del personale al servizio del pubblico sono oggi basate su thin client virtualizzati con VMware Horizon.
In conclusione, VMware Horizon permette oggi ai dipendenti comunali di lavorare meglio, anche da remoto, con un impatto per il Comune di gran lunga inferiore rispetto all’acquisto di hardware dedicato, e un importante ritorno dell’investimento in termini economici. Al Comune di Afragola la transizione digitale prosegue, con nuovi progetti nella direzione dei portali collaborativi, accessibili anche in mobilità.
