Il 2013 sta portando a diversi cambiamenti sul fronte dell’e-invoicing: con il 1° gennaio la fatturazione elettronica è stata equiparata a quella cartacea e ora è giunto a conclusione il lungo percorso legislativo partito con la Legge Finanziaria 2008: entro 12 mesi dall’entrata in vigore del regolamento Ministeri, agenzie fiscali, enti di previdenza e assistenza sociale saranno obbligati a ricevere e pagare le fatture solo in formato elettronico. E lo stesso dovranno fare in 24 mesi le altre amministrazioni incluse nell’elenco Istat, ad eccezione delle amministrazioni locali, per le quali la data di decorrenza sarà stabilita con un altro decreto.
Tutte le amministrazioni non potranno né accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, neppure parziale, sino all’invio del documento in forma elettronica. I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno gestire il ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione ma anche in quella di conservazione. Le PMI potranno accedere a un portale elettronico, realizzato dal ministero dell’Economia, per utilizzare servizi e strumenti informatici per la generazione di fatture nel formato richiesto da Sistema di Interscambio, oltre che per la loro conservazione sostitutiva.
La migrazione all’e-invoicing da parte degli enti pubblici e dei loro fornitori rappresenta un importante passo in avanti per l’efficienza dell’intero sistema economico. Una stima dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano indica che grazie all’introduzione della Fatturazione Elettronica verso la PA si potrebbero ottenere risparmi diretti pari a oltre 1 miliardo di euro l’anno, se consideriamo solo gli impatti interni alle PA, e circa 1,6 miliardi di euro l’anno, considerando anche i potenziali effetti positivi sui fornitori della PA stessa1.
Focalizzarsi su persone, processi e tecnologie
Uno dei principali aspetti da considerare è rappresentato dalle modalità con cui passare dal cartaceo al digitale, un passaggio che non può avvenire dall’oggi al domani e per il quale risulta fondamentale considerare l’intero processo di fatturazione e non semplicemente l’output finale.
Le organizzazioni hanno necessità di processi e procedure definite in modo che la fatturazione sia integrata nei flussi informativi dell’azienda.
Considerati i volumi di fatture trattati, per gli enti pubblici è importante affrontare questo cambiamento in maniera strutturata e con il supporto di un partner con competenze ed esperienza in questo ambito. Non bisogna poi dimenticare che il passaggio al digitale non si attua semplicemente focalizzandosi sull’aspetto tecnologico. È necessario considerare in maniera complementare persone, processi e tecnologie, vale a dire che i sistemi IT dovrebbero essere sempre messi in relazione con l’intero processo di fatturazione, con i flussi informativi e con i dipendenti che li gestiscono.
Erogato in modalità pay-per-use, il servizio di E-invoicing di Ricoh consente alle aziende del settore pubblico e privato di cogliere i benefici dell’economia digitale e libera l’azienda cliente dalla gestione dell’infrastruttura tecnologica. Il servizio viene erogato in outsourcing mediante una piattaforma “cloud” per la gestione delle fatture del ciclo attivo e del ciclo passivo. Ricoh offre gli strumenti per facilitare la migrazione dalla carta a un contesto in cui i processi sono completamente digitali. Se implementata in maniera corretta, la fatturazione elettronica consentirà alle aziende e agli enti pubblici di ottenere interessanti benefici e opportunità.
A cura di Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia
