Dopo il lavoro forzato in smart working ora le aziende si stanno preparando per un rientro in ufficio intelligente e funzionale alle nuove esigenze di flessibilità emerse con la pandemia. Il lavoro e gli spazi lavorativi vanno ripensati nell’ottica di garantire una migliore comunicazione e scambio di idee e per questo gli ambienti condivisi, come le sale riunioni, diventano sempre più protagonisti, come emerge in contemporanea la necessità di gestire gli asset in sharing mediante sistemi di prenotazione o di monitorare gli ambienti per evitare assembramenti e garantire una massima sicurezza nella condivisione degli spazi. Spaceye® è una piattaforma completa che consente proprio di seguire l’intero journey digitale del dipendente e per farci raccontare di più su come sta cambiando lo scenario globale e su quali sono le potenzialità di questa soluzione abbiamo incontrato Marco Bubani, direttore innovazione di VEM sistemi e amministratore delegato di mydev e Stefano Amici, CTO di mydev.
“La pandemia di covid 19 ha accelerato dei trend che erano già in atto portando all’adozione in massa del lavoro da remoto da un totale di 500mila persone a oltre 6 milioni di persone, un’esperienza che è stata una grande opportunità ma che contemporaneamente ha fatto emergere dei limiti – esordisce Bubani -. Oggi sappiamo che il lavoro da remoto così prolungato non è sostenibile perchè gli uomini e il lavoro sono fatti anche di relazioni, contatti, scambi de visu e il telelavoro forzato ha proprio fatto emergere con chiarezza questo fatto.
Cambiano quindi le modalità di lavorare in primis in una dimensione organizzativa dove devono prevalere i concetti di flessibilità, libertà e fiducia, ma anche di responsabilità generando un impatto anche sugli edifici, che diventano dei veri e propri smart hub. Gli edifici lavorativi, infatti, non sono più luoghi in cui è obbligatorio andare da una certa ora ad un’altra per svolgere il proprio lavoro seduti alla propria postazione ma diventano dei punti di attrattività: dei luoghi in cui le persone desiderano andare perchè solo lì trovano delle cose che altrove non è possibile trovare”
Cosa trovano i lavoratori in questi smart hub?
Marco Bubani: “I lavoratori trovano relazioni e tutti gli strumenti necessari affinché queste relazioni possano essere ben supportate e semplificate. Trovano ambienti in cui lavorare in modo più concentrato o dove fare brainstorming. Gli edifici molto probabilmente ridurranno le proprie dimensioni ma si arricchiranno in maniera progressiva di componenti in grado di rendere l’attività lavorativa più agevole. Il lavoro non sarà visto come qualcosa di lontano dalle parti restanti della vita ma sarà vissuto con un maggiore coinvolgimento: tutto deve diventare più integrato”.
Come cambieranno questi edifici?
Marco Bubani: “Ci sarà una rivoluzione degli spazi nel momento in cui gli edifici devono essere riprogettati, ristrutturati o costruiti ex novo ma anche negli edifici esistenti ci sarà un ripensamento delle regole con cui questi vengono utilizzati. I servizi erogati dallo Smart Hub saranno prevalentemente digitali e consentiranno di interagire con i vari ambienti in modo disintermediato, diretto, semplificato, consentendo di prenotare gli asset in sharing che diventano sempre più diffusi”.
Qual è oggi l’asset più strategico?
Marco Bubani: “Le sale riunioni stanno diventando sempre più importanti. Il nostro nuovo edificio, ad esempio, ospita 180 persone e conta ben 30 sale riunioni. Le sale meeting stanno diventano un elemento determinante per poter lavorare e accelerare il business insieme agli spazi non prettamente lavorativi come l’area caffè, gli spazi ludici: il confine tra lavoro e relazioni diventa sempre più sfumato e da qui deriva la possibilità di risolvere i problemi in maniera più intuitiva, a tutto vantaggio dell’innovazione. E’ in questi punti che nascono e si sviluppano le idee e si risolvono i problemi”.
In questo contesto si va a inserire Spaceye®, la vostra piattaforma che aiuta le aziende a organizzare e ottimizzare l’uso delle risorse sul posto di lavoro. Come è nato e come si declina questo progetto?
Stefano Amici: “Spaceye® nasce anni fa con i primi moduli per la gestione e prenotazione delle sale riunioni e poi durante la pandemia abbiamo capito che era molto forte il tema di gestione e analisi degli spazi. Alla fine di questo percorso abbiamo deciso di lanciare una piattaforma integrata che va ad unire tutti i vari moduli e che fa fronte da un lato al bisogno dell’utente di avere sotto mano tutte le risorse che l’azienda gli mette a disposizione (scrivanie, veicoli, parcheggi) e avere un unico punto di accesso a tutti questi asset e dall’altro, lato azienda, c’è uno strumento unico per la gestione di tutti gli asset e il controllo e la supervisione degli spazi in maniera tale da organizzare al meglio le risorse e gli spazi utilizzati”.
In Italia questo tipo di soluzioni sono richieste?
“Anche in Italia, come negli altri Paesi, la pandemia ha accelerato la consapevolezza che queste soluzioni sono determinanti per prendere le migliori decisioni nella gestione degli asset aziendali favorendo anche il risparmio. Sicuramente c’è un forte interesse che ci aspettiamo si andrà a concretizzare durante l’autunno, l’inverno e poi nel corso del prossimo anno. Ci sono già alcune aziende particolarmente innovative che sono partite con una sperimentazione in alcuni settori specifici dell’azienda per vedere quanto queste soluzioni sono utili in concreto. Siamo confidenti che una volta testate le funzionalità ci sarà un passo deciso verso l’adozione effettiva”.
Perchè scegliere Spaceye®?
Stefano Amici: “Senza dubbio la nostra forza principale è l’integrazione tra mydev come società specializzata nello sviluppo software e VEM sistemi come integratore di sistemi. Il nostro non è un prodotto a scaffale: possiamo andare a rispondere a esigenze più specifiche dei nostri clienti, anche se non puntiamo a un prodotto custom made, ma possiamo realizzare delle personalizzazioni o possiamo integrare senza problemi la tecnologia già presente in azienda. C’è insomma un buon margine di manovra sulla soluzione standard”.
Parlando di questo tipo di soluzioni uno dei problemi più delicati è quello relativo alla privacy e all’integrità e sicurezza dei dati trattati. Spaceye® come garantisce queste priorità?
Stefano Amici: “Per quanto riguarda la gestione e la prenotazione di asset le app sono autenticate dai provider e quindi sono gestite in autonomia dal cliente in relazione al provider di riferimento. Per quanto riguarda la parte di sensoristica si tratta di sensori GDPR compliant e trattiamo solo dati aggregati”.
Marco Bubani: “La soluzione può essere installata on-premise a casa del cliente oppure nei nostri data center. Se è a casa del cliente la sicurezza dei dati di prenotazione è garantita dai sistemi di sicurezza che il nostro cliente mette a disposizione con le sue soluzioni di security.
Noi invece siamo certificati ISO 27001 e seguiamo un iter specifico di protezione dei dati che gestiamo al nostro interno quindi anche da questo punto di vista la sicurezza è garantita. Poi come diceva Stefano i dati più critici sono quelli legati al monitoraggio che però sono dati anonimi”.
La soluzione può quindi essere installata on-premise o nel vostro data center. Su quale modalità state cercando di spingere di più?
Marco Bubani: “La soluzione ideale per noi è quella di erogare il servizio totale in modalità as-a-service e di non installare nulla a casa del cliente perché questo ci permette di avere un controllo più puntuale sulle applicazioni e la vita per il cliente è semplificata.
In realtà invece spesso i clienti chiedono l’installazione a casa loro perché hanno delle politiche di sicurezza o di tutela del dato per le quali preferiscono tenere presso i loro data center i database con le prenotazioni. Le integrazioni più spinte che spesso richiedono i clienti si possono poi realizzare solo in questa modalità”.
La piattaforma Spaceye® è già disponibile?
Marco Bubani: “Sì, come dicevamo, lo sviluppo della soluzione è partito ancora prima della pandemia con il modulo di prenotazione delle sale riunioni che poi è stato arricchito fino a diventare una suite di prodotti completa.
Abbiamo già diverse installazioni soprattutto dei moduli di prenotazione sale, prenotazione veicoli, prenotazioni e monitoraggio anche se attualmente l’attenzione principale è sulla prenotazione delle scrivanie.
Come dicevo prima, mi aspetto molto per l’autunno, l’inverno e il prossimo anno a livello di un aumento delle installazioni legate anche ai moduli che aiutano a implementare politiche di gestione del rientro, dando supporto alle HR”.
Obiettivi per il futuro?
Marco Bubani: “Continueremo a lavorare con il fine di automatizzare e gestire in modo semplificato l’intero journey digitale di chi entra in azienda. Il nostro focus sarà rivolto in particolare verso il workspace management”.
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https://www.youtube.com/watch?v=Hi3EBujcoLA
