Non solo un risparmio economico, ma anche un risparmio di emissioni di CO2. È questo il fattore principale della dematerializzazione dei documenti. Le aziende hanno un impatto ambientale non indifferente e non tutte sanno calcolare la loro effettiva carbon footprint. A tal proposito Euronovate Group, società specializzata nella trasformazione digitale e nei trust service, presenta la sua Value Wheel (ruota del valore), metodologia che permette di analizzare e misurare tutti gli aspetti critici dei processi di firma e gestione dei documenti al fine di calcolarne l’impatto sull’ambiente. Molto più che un semplice strumento di valutazione, il framework metodologico Value Wheel fornisce alle imprese un percorso più sostenibile per condurre le operazioni aziendali, ottimizzare i processi e migliorare l’efficienza, trasformando la dematerializzazione documentale in una pratica integrata, capace di generare valore a diversi livelli.
I parametri valutati dalla metodologia Value Wheel offrono una panoramica dettagliata degli aspetti chiave che guidano l’efficienza operativa e la gestione aziendale quali ad esempio: numero di sedi, uffici remoti, numero di operatori di gestione pratica per sede, numero di pratiche per anno, tempi medi di onboarding e firma.
Benefici e Vantaggi derivanti dall’utilizzo della Value Wheel
Motore propulsore di un cambiamento positivo, Value Wheel non solo trasforma le dinamiche delle pratiche aziendali, ma si rivela un agente di innovazione chiave per la sostenibilità, l’efficienza e l’impatto sociale.
- Sostenibilità: riduzione dell’impatto ambientale. La dematerializzazione guidata dalla Value Wheel si traduce in un impatto ambientale positivo attraverso la riduzione del consumo di carta (4.500.000 di fogli A4 – numero di pratiche gestite via carta in un anno). Riducendo di circa 21 tonnellate le emissioni di C02, che equivalgono a circa 65 alberi che vengono salvaguardati, ed un risparmio di circa 1,6 MWatt, la sostenibilità diventa un elemento integrante dell’identità aziendale.
- Efficienza operativa: ottimizzazione dei processi aziendali. I flussi di lavoro diventano più fluidi, il personale si focalizza su attività ad alto valore aggiunto, e i processi complessi vengono semplificati. Ciò si traduce in un aumento dell’efficienza complessiva dell’azienda. L’automazione del processo e la riduzione del tempo operatore porta ad un risparmio complessivo di 000 ore, che si traducono in 0,8 ore per operatore (cinquanta minuti che possono essere utilizzati per migliorare il carico sugli operatori, oppure soddisfare altre richieste.
- Impatto sociale: Contributo alla Responsabilità Sociale. La dematerializzazione influisce positivamente anche sulla dimensione sociale dell’azienda. La semplificazione delle pratiche burocratiche e la riduzione degli sprechi di risorse non solo migliorano la qualità della vita dei dipendenti, ma creano un’immagine aziendale orientata alla responsabilità sociale e ciò favorisce la fiducia degli stakeholder e la costruzione di relazioni solide con la comunità.
- Riduzione dei costi: ottimizzazione delle risorse finanziarie. La diminuzione dei consumi di carta, la semplificazione dei processi, e l’ottimizzazione delle risorse umane e logistiche si traducono in risparmi finanziari significativi. La dematerializzazione non solo riduce i costi diretti, ma libera risorse per investimenti strategici e innovazioni aziendali.
L’implementazione e gli ingredienti di “Value Wheel”
La metodologia di implementazione di Value Wheel si basa su tre principi – precisione, adattabilità e collaborazione – e mira a garantire che il framework trasformi il modo in cui l’azienda gestisce la dematerializzazione.
Il processo si articola in diverse fasi chiave:
- Analisi tecnologica, legale ed esperienziale: tutto ha inizio con un’approfondita analisi delle componenti tecnologiche esistenti, degli adempimenti legali nel contesto firma digitale, e dell’esperienza utente. L’analisi tecnologica si concentra sulla compatibilità e integrazione del framework con le infrastrutture aziendali esistenti. L’analisi legale assicura che l’implementazione rispetti tutte le normative e gli standard normativi in vigore, sia per le istituzioni pubbliche che per quelle private. L’analisi esperienziale garantisce che l’implementazione soddisfi gli standard aziendali e le aspettative e le esigenze degli utenti finali. Alla base, un approccio olistico assicura che il framework non solo funzioni tecnicamente, ma si integri in modo fluido nella cultura aziendale.
- Definizione dell’architettura e delle componenti: permette di progettare un’infrastruttura solida che possa sostenere il processo di dematerializzazione e massimizzare l’efficienza operativa.
- Flussi, Personalizzazioni ed Integrazioni: i processi vengono personalizzati e integrati per ottimizzare la dematerializzazione all’interno dell’azienda.
- Sviluppo e Testing della Soluzione: questa fase si concentra sull’implementazione concreta della soluzione ed è fondamentale per garantire che ogni aspetto sia accuratamente validato prima del lancio.
- Go Live: Implementazione effettiva di Value Wheel con una transizione pianificata e monitorata per minimizzare interruzioni.
- Real-time Monitoring: monitoraggio continuo per rilevare e correggere problemi, garantendo un miglioramento costante delle operazioni.
- Analisi dell’impatto di Value Wheel: valutazione dei risultati basata su parametri chiave per misurare l’impatto della dematerializzazione su sostenibilità, efficienza e riduzione dei costi.
Una metodologia adatta a tutti i settori
La Value Wheel trova applicazione in svariati settori e ambiti di applicazione, dal Bancario e Assicurativo, alla Sanità pubblica e privata, da GDO, Retail e Fashion, a Energia e Infrastrutture, Logistica e Manifatturiero e, infine, Telco. In tutti questi contesti la riduzione dei costi attraverso Value Wheel ha dimostrato di tradursi in una gestione finanziaria più oculata e in un miglioramento significativo della sostenibilità finanziaria complessiva dell’azienda.
Spiega Massimo Ciocca, Head of Sales Retail, PA and Healthcare Euronovate Group: “Abbiamo stimato ad esempio come il solo dispendio di carta cresca anno su anno del 25%, raddoppiando quindi ogni 4 anni. Ciò significa non solo costi, ma spazio di stoccaggio, spese e impatto del trasporto – fattori che già oggi è possibile abbattere con la dematerializzazione di tutti i processi verso il concetto di azienda paperless, da tutti idealizzato. I risparmi significativi sono evidenti in diverse voci di spesa aziendale. L’eliminazione dell’acquisto di carta ha comportato un notevole risparmio di 45.360,00 €, mentre la stampa di moduli A4 ha registrato un risparmio considerevole di 272.160,00 €”.
Efficienza operativa e sostenibilità si fondono nella Value Wheel
Value Wheel rappresenta un passo verso un futuro dove l’efficienza operativa e la sostenibilità si fondono, creando un contesto aziendale più produttivo, responsabile e rispettoso dell’ambiente. Con questa innovativa metodologia e con l’offerta di soluzioni tecnologiche all’avanguardia, Euronovate supporta infatti le imprese nelle loro strategie volte alla sostenibilità e al rispetto dei criteri ESG e CSR.
