La fatturazione elettronica non basta: serve il procurement digitale

Quanto costa un software? La domanda sembra banale. Eppure, in molti casi, si dimenticano i tempi ed i costi di questa operazione, che possono gravare in modo significativo sull’efficienza ed i bilanci di un’azienda. A chiederselo è stato anche l’Head of IT Infrastructure di un’importante azienda di intermediazione finanziaria, la prima in Europa in termini di masse gestite, con asset in gestione pari a 1.794 miliardi di euro. Un gruppo che, in Italia, ha acquisito anche società della banca italiana UniCredit.

Per una realtà così articolata, l’innovazione e l’impiego delle tecnologie di digitalizzazione più performanti rappresentano ormai il quotidiano. Anche se è sempre delicato intervenire sui processi in atto e trovare il corretto equilibrio tra operatività ed efficienza. Per questa ragione l’azienda ha creato un Etic Team, ovvero un gruppo di lavoro incaricato di ottimizzare i processi interni.

“Abbiamo sempre fatto così”…

L’Head of IT Infrastructure, a capo di questo team, spiega come ogni innovazione debba partire da dati oggettivi e misurabili. Evitando sempre di assumere decisioni basate su sensazioni o convinzioni personali. La frase “abbiamo sempre fatto così”, quindi, non fa parte del vocabolario del Responsabile IT che, invece, decide solo sulla scorta di numeri inequivocabili.

È accaduto anche quando la multinazionale ha deciso di acquistare un nuovo software per gestire la fatturazione elettronica. Uno strumento richiesto dalla normativa ma che, spiega lo stesso professionista, “avremmo dovuto aggiungere ed integrare con le decine di altri software interni, utilizzati da ogni divisione per le proprie attività quotidiane. Prima di emettere una fattura passiva, infatti, si sviluppa un processo complesso: ogni richiesta d’acquisto deve essere validata a diversi livelli (anche in base al valore ed al potere di firma dei singoli responsabili) e deve rispondere ai limiti di budget prestabilito. Una volta autorizzata deve poi generare un ordine verso i fornitori, dal quale scaturirà una fattura passiva che va pagata e registrata sul gestionale”…

Una procedura spesso complessa, che vedeva alcuni colleghi lavorare anche con strumenti “proprietari” basati su Excel. “L’acquisto del nuovo software per la fatturazione elettronica ha così fornito l’opportunità per rivedere concretamente l’intero processo di acquisto e cercare, sul mercato, una soluzione davvero completa”.

È davvero “insostituibile” il tuo software?

Le offerte per il nuovo software di fatturazione vedevano così, in concorrenza, tre fornitori con soluzioni leader di mercato, ma limitate al solo processo di fatturazione. Una funzionalità insufficiente per l’Head of IT Infrastructure che, invece, cercava una piattaforma in grado di digitalizzare l’intero processo di acquisto. Su tavolo è arrivata così Digital Easy, soluzione firmata da Konica Minolta, che proponeva di centralizzare tutti i documenti ed automatizzare i processi di acquisto attingendo ad un’unica base dati con software specifici. Digital Easy comprende diversi moduli verticali, tra cui il Procure To Pay, che permette di collaborare e condividere documenti e informazioni in un unico ambiente, al quale ogni dipendente può accedere in modo semplice ed immediato anche da remoto e con qualsiasi device. Una rivoluzione che, come ammette Roberto Colombo, account manager di Konica Minolta, “costava più dei prodotti in concorrenza. A differenza dei software di fatturazione, però, la nostra proposta copre l’intero processo di acquisto, automatizzando e digitalizzando ogni singola operazione, con vantaggi significativi in termini di efficienza operativa ed efficacia dei controlli”. Ovvero la soluzione richiesta dall’Etic Team per digitalizzare effettivamente i processi interni. Una capacità inarrivabile dai prodotti dei concorrenti, che si sono progressivamente defilati.

Partiamo dal Six Sigma

È iniziata così un’approfondita fase di studio, tesa a identificare le reali aree di inefficienza interna ed i potenziali vantaggi offerti da Digital Easy Procure To Pay. “Konica Minolta – spiega l’Head of IT Infrastructure – ha compreso le nostre esigenze reali e proposto una soluzione in linea con le nostre peculiarità. Ma prima di una simile svolta, che avrebbe comportato la rottamazione di decine di software ritenuti erroneamente “essenziali”, il nostro Etic Team ha promosso un attento processo di valutazione interna, basato sui rigorosi principi del Six Sigma, che prevede cinque fasi ben definite: DMAIC- Define, Measure, Analyze, Improve e Control”.

Ogni singola fase è stata così analizzata e misurata scientificamente, con l’obiettivo di assumere decisioni davvero ponderate ed obiettive, al di là delle prese di posizione personali. Emblematico, a questo proposito, il fatto che uno dei software utilizzati in precedenza dall’azienda e classificato come “indispensabile”, in realtà introducesse inefficienza. Il processo interno, infatti, richiedeva mediamente 20 minuti per essere eseguito, ma il tool “indispensabile” era utilizzato solo per 90 secondi. “Questo significa – spiega il Responsabile IT – che oltre 18 minuti erano persi per trovare e imputare i dati, poiché la soluzione non era integrata all’interno del processo produttivo”.

Queste modalità di lavoro, quindi, generano inefficienza, errori e ritardi, che non possono essere tollerati da una realtà innovativa in ambito finanziario. L’attenta fase di analisi preliminare ha così indentificato ogni singola inefficienza e portato a verificare come Digital Easy Procure To Pay di Konica Minolta mettesse davvero a disposizione tutte le risposte alle esigenze interne, con un Roi decisamente vincente.

L’approvazione finale del Ceo, che da tre anni promuove un programma di innovazione dei processi interni, ha così portato ad investire su una piattaforma capace di digitalizzare l’intero flusso operativo e non solo le singole fasi.

Una svolta non banale, se consideriamo che questa realtà deve gestire quasi 4.000 fatture passive ogni anno.

Più sicurezza con Konica Minolta

Per rendere possibile una simile svolta, però, non erano sufficienti le funzionalità di Digital Easy e l’esperienza del Responsabile IT. Nel progetto sono state coinvolte anche una serie di competenze specifiche, a partire dai responsabili interni della sicurezza, chiamati a verificare la solidità della piattaforma scelta. Un requisito ampiamente soddisfatto dal fatto che la piattaforma documentale su cui si basa Digital Easy, cioè M-Files, recepisce tutti i principali standard internazionali di sicurezza e qualità. È inoltre fondata sui metadati e non su una struttura a cartelle, permettendo di gestire i processi documentali con permission legate allo stato del processo. In questo modo ogni operatore può vedere solo le informazioni che riguardano la propria attività ed alle quali è stato abilitato. Una simile modalità operativa massimizza l’efficienza, in quanto ogni persona può essere concentrata solo sul proprio lavoro, e riduce drasticamente il rischio che i dati possano essere trafugati o corrotti. Il tutto nel pieno rispetto delle limitazioni introdotte dal nuovo GDPR.

All’archivio pensa Digital Easy

Benché la sicurezza rappresenti un pre-requisito fondamentale, chi delega tutti i propri processi interni ad una simile piattaforma software chiede, in primo luogo, una svolta in termini di efficienza e riduzione degli errori. Due obiettivi che, come spiega il Responsabile IT, “Digital Easy soddisfa completamente. Il tutto anche in virtù del fatto che noi abbiamo definito, con estrema precisione, i nostri flussi di lavoro, ma sono stati gli esperti di Konica Minolta a curarne le personalizzazioni”.

“Una modalità di lavoro ottimale – gli fa eco il Product Manager Digital Solutions di Konica Minolta, Marco Scuri – che ha permesso a Digital Easy Procure To Pay, di essere pienamente operativo in soli tre mesi”.

Ma quali sono stati gli effetti più significativi di questa svolta? A raccontarlo è ancora il Responsabile IT, che ne illustra uno degli aspetti più eclatanti, ovvero la firma dei documenti. Ogni giorno il gruppo di lavoro che si occupa degli acquisti vede transitare oltre 300 mail relative alla propria attività. Si tratta di documenti che, in alcuni casi, devono essere firmati (sulla scorta del potere di ogni singola funzione aziendale) ed archiviati. Una situazione molto dispendiosa in termini di tempo dedicato e con il rischio, in alcuni casi, di dilatare enormemente i tempi di reazione “se si pensa che il nostro Ceo firma un centinaio di documenti ogni settimana”.

Una situazione che è stata risolta definitivamente da un altro modulo di Digital Easy, Sign Book, grazie al quale i documenti (compresi gli allegati) possono essere inviati istantaneamente ai procuratori aziendali, i quali possono firmare elettronicamente anche attraverso lo smartphone, con un semplice click. I documenti vengono inoltre archiviati correttamente in modo automatico. Il tutto con il vantaggio di eliminare totalmente la carta del processo, sia per la gestione dei documenti che per la firma.

Allo stesso modo un altro modulo di Digital Easy, Archive, realizza la conservazione digitale a norma di legge di tutti i documenti. Ma, al di là degli aspetti normativi, visto che i moduli sono integrati in un’unica piattaforma, tutta la documentazione aziendale coinvolta, dalle fatture ai contratti, viene automaticamente salvata su Archive. “Del resto – evidenzia Scuri – la mission di Konica Minolta è proprio quella di realizzare soluzioni in grado di semplificare il business dei nostri clienti. Il vantaggio di Digital Easy è quello di automatizzare processi documentali che altrimenti sarebbero lenti, burocratici e macchinosi, con margini di errore e costi nascosti che rallentano l’azienda”

Efficienza al top con Konica Minolta

“Se pensiamo che tutto era nato dall’idea di acquistare una nuova piattaforma per la fatturazione elettronica – conclude il Responsabile IT – ben si capisce quanto siamo andati oltre un progetto che, nel concreto, non avrebbe portato vantaggi alla nostra azienda. In pochi mesi, grazie al supporto di Konica Minolta, siamo invece riusciti a concretizzare un’autentica digitalizzazione, integrando tutt i i dati su un’unica piattaforma a cui accedono i singoli moduli applicativi. Questo permette, anche in termini di budget monitoring, di addebitare i costi alla specifica divisione, andando oltre il semplice procurement. Ogni attività, infatti, è riferita al Budget stanziato ed i singoli responsabili conoscono, in tempo reale, le risorse ancora disponibili, così come gli accantonamenti e le corrette attribuzioni ad ogni singolo anno fiscale”.

Questo significa che, dal momento in cui un responsabile firma digitalmente una richiesta di acquisto, la generazione dell’ordine, la gestione dei pagamenti e delle fatture (indipendentemente dal formato), l’archiviazione dei documenti e l’attribuzione ai singoli centri di costo avvengono in automatico. Mentre il personale può dedicare la propria attenzione ad un ruolo di supervisione, intervenendo solo quando i processi automatici della piattaforma richiedono una validazione diretta e personale.