Con la crescente evoluzione tecnologica di questi ultimi anni, firmare in digitale un documento è ormai diventata una pratica molto diffusa e lo sarà sempre di più nel prossimo futuro. Tutto questo è possibile soltanto grazie all’introduzione della firma digitale. Di seguito potrai leggere una breve guida che ti spiega la firma digitale cos’è e come firmare digitalmente un documento.
Firma digitale: cos’è e che vantaggi porta
La firma digitale, regolata dal Dlgs 82/2005, è una particolare tipologia di firma elettronica che, a differenza di quest’ultima, conferisce pieno valore legale al documento che si vuole firmare. Attraverso di essa non è più quindi necessario, ove richiesto, dover apporre sigilli, punzoni, timbri, contrassegni o marchi: è sufficiente soltanto firmare digitalmente per avere valore legale. Questo perché, attraverso sofisticate tecniche crittografiche asimmetriche, viene associato al documento informatico un numero binario (appunto la firma) che identifica il soggetto che appone la firma. Ogni titolare di firma digitale ha assegnato una coppia di chiavi (due numeri binari di almeno 2048 bit, di cui una pubblica e una privata) che garantiscono originalità (chi firma si assume la responsabilità del contenuto), integrità (attesta che dopo la firma non è stata fatta alcuna modificata) e il non ripudio del documento firmato.
I vantaggi di apporre la firma digitale su un documento sono molto significativi: maggiore efficienza (non bisogna più stampare e poi scannerizzare), riduzione dello spazio occupato dai fogli stampati, maggiore velocità nella ricerca dei file sui dispositivi digitali rispetto che in formato cartaceo e benefici ambientali dovuti al non consumo di fogli e toner. Altri elementi da considerare sono la rapidità e la facilità di come apporre la firma digitale su un documento: dopo aver ottenuto la tua personale firma dagli organi accreditati, bastano infatti pochi secondi per concludere l’operazione, il tutto all’insegna della massima sicurezza.
Come richiedere e come attivare la firma digitale
La richiesta della firma digitale avviene presso uno degli enti certificati dall’AgID come ad esempio Aruba, InfoCert o Poste Italiane, dai quali è possibile acquistare un particolare kit i cui prezzi variano dai 40 ai 70 euro. L’utente può infatti decidere come fare la firma digitale scegliendo tra diversi dispositivi.
1) Smart Card + lettore
La prima possibilità è quella di affidarsi ad una smart card (che contiene il proprio certificato di firma) ed un lettore per la carta. E’ prevista l’istallazione di driver e programmi sul computer. Risulta sicuramente più scomoda da trasportare rispetto ad altre soluzioni poiché più ingombrante
2) Business Key
Come alternativa alla Smart Card fisica, è possibile richiedere una chiavetta USB contenente il certificato di firma (grazie ad una SIM card interna), i software per poter apporre la firma e in alcuni casi il certificato CNS. Si tratta di una soluzione questa, sicuramente più comoda rispetto alle smart card e non richiede istallazioni di software o driver.
3) Wirless Key
Sono dispositivi identici alle Business Key ma che, grazie al wireless, funzionano anche con i dispositivi mobile
4) Firma Remota
Tutto il sistema per la firma digitale è all’interno di un’applicazione istallata sul proprio smartphone. E’ sicuramente il più comodo e consente di firmare sia su dispositivi mobili che desktop grazie ad un sistema di autenticazione attraverso password usa e getta.
Ecco di seguito un esempio di funzionalità e costi per la firma elettronica offerti da InfoCert in base al tipo di soluzione scelta.
Una volta effettuato l’acquisto del kit desiderato bisogna procedere con la propria identificazione mediante carta d’identità valida. E’ possibile effettuare questa operazione in diversi modi come prendendo appuntamento in Comune o presso l’Ufficio Postale, a domicilio (tramite un postino) o via web attraverso le webcam.
Una volta indentificatovi è necessario procedere all’attivazione del kit sul sito dove è stato comprato: serve il codice seriale della propria smart card, il codice fiscale e un codice che vi sarà inviato via sms. In ogni caso la procedura è facilmente spiegata sul sito dell’ente certificato scelto.
Come firmare digitalmente un documento con valore legale
Questa fase varia a seconda del tipo di operatore con il quale si è deciso di attivare il kit per la firma digitale. Esistono fortunatamente diversi manuali (linkati poco dopo) dove viene spiegato passo dopo passo quali sono i passaggi da dover compiere. Inizialmente ci metterete qualche minuto a firmare un documento, ma poi, grazie all’esperienza e alla ripetitività dell’attività, firmerete in pochi secondi.
Indipendentemente dall’operatore scelto, come prima cosa dovreste installare o attivare dal web il programma per la firma digitale (ad esempio per InfoCert si chiama Dike) e premere sul pulsante di firma. A questo punto, dopo aver selezionato il documento che si vuole firmare ed inserito il PIN fornito dalla smart card, bisogna scegliere la tipologia di file che si vuole ottenere. Ci sono 3 possibilità: PDF, XML (XAdES) o P7M (CAdES). Una volta definito, si può procedere con la firma vera e propria premendo sull’apposito tasto oppure è possibile scegliere di applicare una marca temporale o una password prima di concludere il tutto.
Ecco alcuni dei manuali disponibili online di cui si parlava poco sopra:
Manuale Infocert
Manuale Aruba
Manuale Cedacri
Manuale Aria – Lombardia Informatica
Manuale Poste Italiane
Come firmare digitalmente un documento senza valore legale
Oltre alla firma digitale (l’unica che conferisce valore legale) è possibile dotarsi di altri tipi di firme, come ad esempio la firma elettronica semplice, utilizzabile per tutti quei documenti per i quali non è espressamente richiesta la firma digitale, ma che comunque devono essere firmati. Per apporre una firma elettronica semplice non servono particolari sistemi di autenticazione, smart card o token: basta solo firmare manualmente un file e scannerizzarlo oppure firmare con il pennino sugli schermi touch.
Tra i diversi programmi che permettono di fare questo, come ad esempio Adobe, abbiamo provato Movavi PDF Editor, strumento professionale per la gestione dei PDF, disponibile anche tramite una prova gratuita per Windows e Mac (solo in formato desktop). Movavi, oltre a permettere di poter visualizzare, creare, unire, modificare, convertire ed esportare i file PDF, consente appunto di apporre rapidamente la firma elettronica. Aprendo il programma bisogna come prima cosa premere l’icona “Modifica” (immagine successiva) e caricare il file desiderato.
Nella parte superiore della nuova schermata che si aprirà dopo aver caricato il documento, compaiono in alto nella parte centrale 3 pulsanti: “Immagine”, “Testo” e “Firma”. Premendo “Firma”, nella nuova schermata è possibile firmare con il mouse o, se il dispositivo è Touch, con il dito.
Dopo aver cliccato su “Aggiungi” si può apporre la firma nella sezione di documento che si desidera.
