Le e-mail sono oggi una parte integrante e importante della comunicazione aziendale e per gestirle in modo globale e all’avanguardia, tenendo un passo nel presente e un altro già piantato nel futuro, ELO Digital Office propone la suite ELM (E-Mail Lifecycle Management), con la quale è possibile gestire centralmente l’intero ciclo di vista delle mail all’insegna di semplicità e sicurezza.
Abbiamo parlato dei nuovi trend in materia di posta elettronica e delle soluzioni di ELO per farvi fronte con Vito Intini, Managing Director Italy di ELO Digital Office, che ci ha spiegato subito, in maniera chiara, perché le mail sono alla base di processi aziendali efficienti: “Corrispondenza commerciale, discussioni e accordi interni: le e-mail presentano un enorme potenziale informativo. Il più delle volte si riferiscono a informazioni rilevanti per le attività già esistenti in azienda. Sfruttare questa relazione e integrare le e-mail nei processi di gestione della propria azienda significa poter prendere decisioni in modo mirato e in definitiva generare un vantaggio competitivo”.
Come stanno cambiando le esigenze delle aziende nei confronti della posta elettronica?
“Sicurezza e compliance sono le parole chiave.
Nella strategia di archiviazione automatizzata basata su server è importante evitare l’archiviazione di e-mail non rilevanti, ad esempio, quelle di spam e i virus. In quest’ottica, i filtri automatici sono certamente molto utili ma il filtro migliore continua a essere l’utente. È proprio su questo aspetto che si basa la strategia di archiviazione “ritardata”. Ecco perché viene utilizzata anche una maschera di indicizzazione estesa nella quale è possibile inserire automaticamente altri attributi quali un numero di progetto oppure l’attributo “rilevante ai fini fiscali”. Ciò consente di separare senza difficoltà le e-mail rilevanti ai fini fiscali dalle altre. Molto utile è anche la conversione automatica delle e-mail in un formato per la conservazione a lungo termine, come ad es. PDF/A, in aggiunta al formato originale. Ciò assicura che le e-mail possano essere lette anche dopo anni”.
ELO Digital Office propone ELO ELM (E-Mail Lifecycle Management) Suite che gestisce le e-mail a 360°. Di cosa si tratta e a cosa serve questa soluzione?
“ELO offre tutte le funzionalità necessarie per gestire l’intero ciclo di vita delle e-mail (E-Mail Lifecycle Management, ELM), indipendentemente dal fatto che si tratti di semplice archiviazione della posta elettronica o di gestione completa dei relativi processi. Dalla creazione fino alla loro eliminazione, tutte le e-mail vengono elaborate, archiviate e gestite. I nessi tra i processi e le norme di legge vengono costantemente rispettati mantenendo i processi aziendali sicuri e trasparenti”.
Che vantaggio ha la gestione centralizzata delle e-mail all’interno della vostra ELO ECM Suite?
“La gestione centralizzata delle e-mail all’interno della ELO ECM Suite riduce i costi d’impresa e risparmia risorse. Una ricerca rapida garantisce un netto risparmio di tempo prezioso, perché per ritrovare le e-mail basta un clic. Così facendo tenete traccia in modo semplice dei contenuti rilevanti per l’intero processo”.
Dal punto di vista della compliance alle regolamentazioni in materia di sicurezza e data protection, come il GDPR, ELO ELM Suite come garantisce al cliente di essere sempre in linea con le normative?
“Le e-mail sono documenti aziendali e, in quanto tali, la loro gestione è soggetta a determinate norme di legge. Al traffico delle e-mail si applica una serie di requisiti di legge nazionali e internazionali, primo fra tutti il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione Europea (GDPR). Tali norme hanno origine da esigenze e aspirazioni diverse e sono molto complesse. Tutte, però, hanno un aspetto in comune: richiedono che le e-mail vengano archiviate allo stato originale, cioè senza essere modificate, e all’occorrenza possano essere rintracciate. Con la funzionalità standard delle soluzioni ELO ECM questi requisiti di legge vengono soddisfatti con certezza”.
ELO ECM Suite garantisce non solo un’archiviazione conforme alla legge, ma anche che le e-mail vengano elaborate in base al processo aziendale attinente. Ci spieghi meglio…
“Le e-mail trasportano informazioni preziose, necessarie per i processi aziendali e che devono essere disponibili anche per altre applicazioni specifiche (ERP, CRM, ecc.). Oltre alla pura archiviazione, quindi, è molto importante che le e-mail possano essere abbinate ai relativi processi aziendali. Per gestire l’intero ciclo di vita delle e-mail, per prima cosa è importante classificare tutte quelle che arrivano, selezionando dal loro contenuto le informazioni importanti per ulteriori elaborazioni. Ciò è reso possibile dal modulo ELO DocXtractor. Con un procedimento intelligente di autoapprendimento, esso rileva e classifica i contenuti dei documenti, sollevando l’utente da gran parte del lavoro. Inoltre, ELO DocXtractor inizia automaticamente il workflow di elaborazione necessario”.
Quali sono le funzioni più importanti della vostra suite?
“Archiviazione priva di ridondanze grazie alla deduplicazione. L’archivio ELO collabora con tutte le tecnologie di deduplicazione hardware e software più comuni, compresa quella presente in modo predefinito in Windows Server dalla versione 2012 R2.
Lavorare in mobilità sempre: online e offline Con le app e il client per notebook, ELO offre la possibilità di richiamare le e-mail archiviate anche offline. Un grande vantaggio quando si devono consultare vecchie e-mail, ma non si dispone di un collegamento online.
Integrazione dei file PST senza soluzione di continuità I file PST già presenti possono essere integrati senza problemi nel nuovo processo di archiviazione. Questo è importante se si vuole passare all’archiviazione elettronica e trasferire i vecchi dati dai file PST a un sistema di archiviazione più sicuro. Un altro vantaggio è la minore durata degli aggiornamenti e dei tempi di conversione in caso di un cambio di release di Microsoft Outlook. L’accesso alle e-mail archiviate ha luogo direttamente dal comodo client di posta elettronica”.
Cosa ha in più questa suite rispetto a suite analoghe che troviamo sul mercato?
“L’Integrazione senza soluzione di continuità con i più comuni account di posta.
Un comodo plug-in che integra l’archivio di ELO all’interno di Outlook con il quale è possibile interagire in modo semplice con i documenti archiviati. Consente veloci ricerche intelligenti (fulltext sugli allegati delle e-mail, tesauri e ricerche semantiche) in Outlook.
Ma anche le caselle di posta condivise possono essere gestite semplicemente indirizzando l’e-mail in arrivo automaticamente verso gli utenti di competenza.
Infine, può essere lanciato un workflow in automatico sulla base del contenuto della e-mail in arrivo”.
Come evolverà in futuro la soluzione?
“Office 365 ha già mostrato che anche il mondo delle e-mail è in continua evoluzione. Noi siamo sempre stati in linea con le tecnologie che si sono affermate a livello globale. Integrazioni con MS Teams e gestione degli appuntamenti interattivi sono le ultime novità rilasciate. Infine ELO Flow rivoluzionerà la user experience non solo dal punto di vista grafico ma anche nel modo d’utilizzo”.
Dal punto di vista concreto… qualche numero sui clienti di questa suite: quanti, chi sono, che obiettivi vi ponete per il futuro?
“A livello internazionale parliamo di migliaia di clienti in tutti i settori immaginabili. Dal settore bancario e assicurativo, l’automotive e l’industria, il settore immobiliare e dell’edilizia, studi commercialisti, avvocati e notarili ma anche piccole imprese ed attività locali con pochi dipendenti. In Italia la grande distribuzione con tutto il settore alimentare sta facendo passi enormi sulla digitalizzazione. Offrire una soluzione a prova di futuro che tolga tutte le problematiche inerenti alla comunicazione aziendale è stato da sempre un nostro focus verso il cliente”.
