Solo tre anni fa, Gartner aveva messo in luce che fino all’85% del budget IT delle aziende veniva speso unicamente per “tenere accese le luci”, ovvero dedicarsi all’ordinaria amministrazione. Ora, nel mezzo di una pandemia che ha lanciato nuove sfide comprimendo in modo significativo capacità e risorse, l’automazione IT offre alle organizzazioni del settore privato e pubblico un modo per poter ottimizzare le proprie attività.
Da lungo tempo, infatti, i sistemi IT del settore pubblico sono pesantemente dipendenti da una tecnologia legacy vecchia di decenni, che richiede tempo e risorse considerevoli per essere mantenuta e continuare ad operare, e, da quando è iniziato il lockdown, molti enti pubblici sono stati costretti a modificare il loro modo di operare, con team che si alternano tra presenza in ufficio e lavoro remoto, cosa che ha messo ulteriormente sotto pressione i dipartimenti, specialmente i team IT.
Snellire e ottimizzare i processi operativi può essere un modo per alleggerire la pressione sui team IT. Secondo una recente ricerca condotta da Dods, l’efficienza operativa (90%) e la semplificazione (78%) costituiscono due dei tre principali obiettivi digitali per le organizzazioni pubbliche nei prossimi cinque anni.
Cosa dovrebbero quindi considerare i responsabili IT del settore pubblico, nel momento in cui decidono di valutare una transizione verso processi automatizzati?
Automatizzare la gestione ordinaria lascia spazio all’innovazione
Poiché tempo e risorse umane sono limitate, è importante identificare quali sono i task regolari e i processi standard di manutenzione del sistema, e quali sono invece i compiti che richiedono un approccio più creativo, tipicamente umano.
Spesso in passato, progetti e innovazioni non urgenti finivano per essere messi in attesa perché le risorse venivano dirottate su compiti di manutenzione essenziali. Avere una chiara visione di quelli che sono i compiti più lunghi, ripetitivi e manuali permetterà ai leader IT di concentrarsi sulla ricerca della giusta soluzione di automazione per questi. E questo creerà del tempo da dedicare all’ideazione di nuove funzionalità e innovazioni.
Concentrarsi su una riduzione a lungo termine dei costi
In passato, l’automazione IT era spessi considerata come un ‘nice to have’, utile per completare le operazioni interne, e molti decisori l’hanno considerata troppo costosa per i budget pubblici, senza considerare i risparmi promessi a lungo termine.
In questa prospettiva invece, specialmente nel contesto delle attuali pressioni pandemiche, l’automazione è sempre più considerata un ‘must-have’ e un componente chiave di una strategia IT efficiente ed efficace. Infatti, quando si considera la complessità di certe operazioni manuali abbinata all’allocazione delle risorse del personale, le soluzioni di automazione possono presentare notevoli risparmi sui costi.
Per esempio, molti dipartimenti hanno mostrato in passato la tendenza ad operare su piattaforme discrete, con applicazioni strettamente legate a Windows o Linux, raramente utilizzabili su entrambe le piattaforme – cosa che può rivelarsi costosa oltre che limitante. Dover gestire separatamene un server MS SQL e un database SAP può richiedere una doppia forza lavoro. L’automazione, al contrario, assicura la possibilità di gestire tutte le piattaforme essere come una singola entità. Il tempo di gestione risparmiato in questo modo si può tramutare in un significativo abbattimento delle spese.
Gestire derive ed incoerenze dell’IT
La velocità del progresso tecnologico rende la tecnologia legacy un grave svantaggio, in particolare quando incontra problemi di deriva. Quando le applicazioni incontrano incongruenze su diversi server e reti, possono iniziare ad operare e fornire prestazioni diverse rispetto a quando sono state originariamente installate. Nel tempo, questo può portare a versioni e footprint irregolari, creando enormi inefficienze. Le soluzioni di automazione possono aiutare a colmare il divario tra le discrepanze e le applicazioni incoerenti.
Come per l’unificazione di piattaforme diverse, anche automatizzare i sistemi per mantenere un hardware legacy può far risparmiare tempo ai team, assicurando che i compiti ripetitivi o gli aggiornamenti standard, come le patch, possano essere eseguiti automaticamente. Inoltre, l’automazione innalza anche gli standard di sicurezza, poiché moduli e ruoli possono essere coordinati tra i server.
L’esercito britannico è un esempio di ente pubblico che ha abbracciato l’automazione in modo deciso, riducendo il tempo di distribuzione delle patch critiche da tre giorni a tre ore. Ora è in grado di destinare all’innovazione tempo e risorse e di supportare la creazione di nuove funzionalità, proprio perché il suo piccolo team IT non è sommerso dalle richieste di gestione del sistema.
Avviare l’implementazione in modo graduale
Quando si intende implementare una strategia di automazione, è importante fare un passo alla volta, soprattutto quando si lavora in un’organizzazione su larga scala. In primo luogo, è necessario valutare la strategia IT del dipartimento o dell’organizzazione e identificare quali sono le aree che hanno maggiore bisogno di soluzioni di automazione.
In seconda battuta, suddividere un processo di grandi dimensioni in singoli task, più piccoli e gestibili renderà più facile l’implementazione delle soluzioni di automazione. In particolare, concentrarsi inizialmente sui compiti più semplici da automatizzare aiuterà a creare una base solida, a sviluppare l’esperienza dei dipendenti con le soluzioni di automazione e a creare fiducia nel team. Con il tempo arriverà una maggiore standardizzazione attraverso i processi e l’infrastruttura, permettendo ai team di scalare e adattarsi più efficacemente.
Molti leader tecnologici del settore pubblico hanno già iniziato a fare questi primi passi, tanto che il 65% degli intervistati da Dods Research sta attualmente implementando o prevede di implementare l’elaborazione intelligente dei documenti (IDP) come parte del loro passaggio a sistemi automatizzati.
Con una una solida base IT, le organizzazioni possono applicare l’automazione non solo ai processi di backend, ma a numerosi casi d’uso differenti, dalle attività finanziarie e di gestione applicativa, fino alle innovazioni agricole e ai progetti geospaziali.
Lasciare spazio al potenziale
Le pubbliche amministrazioni hanno sempre bisogno di maggiori risorse, sia per quanto riguarda l’allocazione del budget che il personale. Soprattutto sulla scia degli sconvolgimenti portati dal Covid, processi intelligenti e automatizzati saranno vitali per consentire ai team di svolgere in modo efficiente e tempestivo tutti i propri compiti.
Naturalmente, pianificazione e budget per la manutenzione regolare resteranno essenziali.
Eppure, grazie alle tecnologie di automazione IT, il settore pubblico sarà in grado di andare ben oltre la manutenzione di base delle operazioni standard.
L’automazione non può più essere considerata un ‘nice to have’: l’efficienza, la coerenza e la razionalizzazione che essa porta con sé consentono non solo di ridurre i costi, ma spalancano le porte a un intero mondo di potenziale innovazione.
Adrian Keward, Chief technologist – Public Sector, Red Hat
