La Gestione Documentale rinnova se stessa: niente e-mail, ma strumenti social e collaborativi per i processi strutturati e non strutturati. E’ questo il tratto distintivo di “L’Utente Collaborativo”, un insieme di soluzioni firmate Top Consult che vanno ad arricchire la piattaforma TopMedia Social NED.
L’utente utilizza strumenti di collaborazione nei processi aziendali che lo vedono coinvolto, cioè lavoro di gruppo, bacheca e notifiche al posto dell’e-mail, che rimane invece uno strumento di comunicazione verso l’esterno.
Per i processi non strutturati l’utente usa il modulo Groupware, ora potenziato, di TopMedia Social NED, per i processi strutturati usa invece i nuovi moduli Pratiche Collaborative e Workflow Collaborativo, operando ovunque si trovi su pc, notebook, mobile o web.
Soprattutto nel caso dei processi strutturati, introdurre le funzionalità dell’Utente Collaborativo significa aggiungere agli automatismi del processo la flessibilità, la semplicità e la velocità del Groupware. L’uso della bacheca e delle notifiche al posto delle e-mail aumenta infatti la produttività degli utenti del 20-25%.
Lo “smart working” è un’altra caratteristica peculiare della piattaforma TopMedia Social NED per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale. E’ un modo nuovo di interagire con il sistema, basato su facilità d’uso e interfacce semplici e intuitive che utilizzano funzionalità social mirate al ruolo dell’utente. Disponibile ovunque, su tutti i client, allarga l’utilizzo della gestione documentale anche agli utenti non professionali.
Quando si chiude una pratica o un flusso documentale, la loro “storia” viene automaticamente salvata: le conversazioni avvenute nella bacheca, le notifiche inviate dal sistema, tutte le attività di ricerca e archiviazione effettuate sono tracciate e archiviate assieme alla pratica e al flusso documentale. Non si devono andare a cercare e portare dentro altri documenti come le e-mail, perché qui tutto nasce già all’interno della pratica e del workflow.
Le soluzioni collaborative di Top Consult eliminano quindi le barriere presenti nell’ERP con silos informativi diversi come i documenti o la posta elettronica; il sistema documentale realizzato con TopMedia Social NED diventa una parte fondamentale del sistema informativo, gestendo documenti e dati integrati con l’ERP e in più fornendo quelle potenzialità collaborative che danno flessibilità agli utenti e che risolvono i problemi del sistema gestionale stesso.
