La Regione Toscana ha scelto Xerox per poter evolvere, ottimizzare e ristrutturare il proprio parco macchine. L’Ente, già dotato di soluzioni Xerox, ricercava un partner tecnologico in grado di valorizzare le funzioni di stampa con arricchimenti funzionali e ridurre i costi complessivi limitando l’impiego di stampanti individuali. In particolare, la Regione aveva la necessità di poter usufruire di un maggiore controllo e monitoraggio dei processi oltre a ridimensionare i costi di gestione ottimizzando il proprio ambiente di stampa e smaltendo i materiali di consumo quali toner e cartucce.
Per rispondere alle necessità dell’azienda e al termine di un processo di analisi, presso la sede della Regione sono state installate delle stampanti multifunzione che hanno garantito una migliore razionalizzazione dei processi di stampa e di gestione documentale.
In particolare, sono state introdotte una serie di multifunzioni Xerox dotate di soluzioni che hanno reso i dipendenti dell’azienda in grado di usufruire di servizi aggiuntivi legati all’ambiente di stampa. Tra questi servizi, maggiore flessibilità e funzioni avanzate di scansione come il servizio di scan to folder o scan to mail tramite per esempio FollowMe, una soluzione che nella sua globalità garantisce il rilascio del lavoro di stampa su un qualunque dispositivo Mfp installato sulla rete del cliente (indipendentemente dal piano in cui il dispositivo stesso è installato, dalla sua operatività o dalla funzionalità B/N o colore presente e garantendo l’identità dell’utente per il documento acquisito). Il sistema inoltre cancella in automatico i lavori che non vengono rilasciati dagli utenti garantendo un risparmio aggiuntivo in termine di costi di stampa.
Inoltre, si è deciso di adottare il mobile print per fornire una maggiore flessibilità e accesso ai processi di stampa e ai documenti grazie all’integrazione di Equitrac Office nei dispositivi Xerox, una soluzione di gestione di stampa intelligente che offre controllo, praticità e scelta per supportare in modo completo l’evoluzione dei requisiti dell’utente riducendo al contempo le complessità del settore It.
I vantaggi legati alla partnership tecnologica con Xerox sono stati numerosi, in particolare l’adozione del cloud printing ha permesso di eliminare i costi dovuti ai consumi generati dalle stampanti personali connesse al Pc di ogni dipendente oltre alla trasformazione dei processi di business da cartacei a digitali fornendo un ulteriore taglio dei costi insieme alla promozione interna dell‘approccio sostenibile.
Grazie alla tecnologia Xerox, la Regione ha potuto dare un’immagine omogenea a tutti i materiali e i documenti prodotti, rendendo coerente la comunicazione.
“La collaborazione con Xerox, azienda basata sui servizi e guidata dalla tecnologia, e la conseguente riprogettazione dell’ambiente di stampa ci ha reso in grado di ridurre i costi, incrementare la produttività, migliorare la sicurezza dei documenti e la sostenibilità ambientale dei luoghi di lavoro – ha dichiarato Carlo Cammelli, responsabile Settore Tecnologie della Regione Toscana –. Grazie a queste implementazioni abbiamo stimato una riduzione dei costi pari a circa il 30% rispetto alle spese registrate con le precedenti soluzioni prive di una serie di funzioni innovative. In virtù di queste soluzioni, come per esempio FollowMe, siamo stati in grado di svincolare ogni processo di stampa dall’utilizzo di una specifica stampante, oltre all’aver ridotto i costi di configurazione dei sistemi tramite l’utilizzo di due driver per le stampanti in bianco e nero e di un driver per quelle a colori. Grande peso vanta inoltre la possibilità di gestire in modo sicuro l’attività di stampa i cui processi sono consentiti soltanto previa autenticazione dell’utente delle stampanti condivise, rispettando quindi in modo rigoroso la privacy. Tali vantaggi economici e organizzativi hanno messo in luce come Xerox si sia rivelato fin da subito un partner affidabile, in grado di supportarci e rispondere al meglio alle nostre esigenze”.
