Una ricerca condotta da Lexmark a livello europeo, condotta su un campione di 714 impiegati, ha evidenziato gravi inefficienze aziendali in ambito amministrativo, chiara conseguenza dei processi manuali.
I rispondenti hanno dichiarato che la maggior parte delle pratiche amministrative – come l’archiviazione dei contratti, l’elaborazione degli ordini e la registrazione nel database delle informazioni contenute nei biglietti da visita – non sono automatizzate. Dallo studio emerge un’interessante correlazione tra difficoltà delle procedure e tempo speso per portare a termine questi compiti. Un terzo degli impiegati trascorre almeno tre ore a settimana nel districarsi in mansioni amministrative.
Inoltre, il 70% ritiene che il tempo dedicato a queste pratiche sia aumentato nel corso degli ultimi cinque anni, sottolineando il fatto che, in questo modo, le aziende obbligano il personale a sottrarre tempo prezioso al proprio lavoro.
La ricerca evidenzia che i dipendenti desiderano eliminare procedure antiquate e improduttive. Alla domanda “Qual è la più grande difficoltà che riscontri nelle operazioni amministrative manuali?”, il 50% ha risposto senza indugio che richiedono troppo tempo per essere completate.
Tuttavia, ci sono implicazioni ben più ampie per l’azienda, che vanno al di là della produttività dei dipendenti. Un quarto degli intervistati dichiara che la più grande criticità dei processi manuali di amministrazione è rappresentata dalla tendenza a commettere errori e, addirittura, i due terzi ha assistito a una situazione in cui l’errore manuale ha causato l’addebitamento di costi. Per le aziende, infatti, queste imprecisioni possono comportare spiacevoli conseguenze: la scorretta registrazione di una fattura può sia causare ritardi nei pagamenti e l’addebito di penali, sia il pagamento di fatture che invece andrebbero risolte. Nel peggiore dei casi, un’inesattezza può anche provocare la rottura di rapporti con clienti, fornitori o vendor. Per questo è opportuno che le imprese rivedano l’approccio ai dati aziendali e l’utilizzo che ne viene fatto quotidianamente.
“La nostra indagine è un campanello d’allarme per le imprese di tutta Europa. I risultati dimostrano chiaramente che molte aziende sono ancora lontane dall’era digitale e che ancora non sfruttano tutte le tecnologie disponibili per sostenere la produttività dei propri dipendenti e dei flussi di lavoro – ha dichiarato Giancarlo Soro, Country Operations Manager di Lexmark Italia -. Se le aziende non vogliono restare indietro, devono necessariamente iniziare a guardare verso processi automatizzati e ottimizzati in grado di migliorare l’efficienza lavorativa dei propri dipendenti, considerando anche le piccole pratiche amministrative quotidiane”.
