Esker, specialista in soluzioni di automatizzazione dei processi documentali e nel cloud computing, è stato selezionato da SACVL -Société Anonyme de Construction de la Ville de Lyon-, azienda francese edile e di gestione immobiliare, per automatizzare la spedizione e l’archiviazione di 30.000 documenti aziendali all’anno.
Grazie a Esker Mail Services, il servizio di postalizzazione Esker, SACVL è stata in grado di migliorare la qualità del servizio offerto e gestire anche il volume crescente di lettere inviate da IKOS, il software business ad hoc per le società immobiliari.
La necessità di un software che sostenesse la spedizione e l’archiviazione dei documenti è arrivata nel 2013, quando SACVL ha ottenuto una certificazione per la qualità dell’azienda, fattore che ha portato a un importante aumento nel volume della corrispondenza, fino a un totale di 30.000 tra lettere di sfratto, documenti relativi ai lavori di costruzione e manutenzione, reclami dei clienti via raccomandata e promemoria per fatture non pagate, senza trascurare la consegna agli inquilini di SACVL di circa 9.000 avvisi di spesa.
Implementata in soli tre mesi, la soluzione Esker ha richiesto un set di regole personalizzate sulla base delle esigenze specifiche di SACVL, tra le quali regole per stabilire in automatico se inviare o meno la corrispondenza in base al tipo di documento e la possibilità di convalidare alcuni workflow critici prima dell’attività di stampa.
Oggi, la soluzione Esker viene utilizzata da oltre 100 collaboratori di SACVL, compresi gli addetti ai servizi di manutenzione, i manager che si occupano della qualità delle richieste scritte e gli assistenti che si interfacciano con gli inquilini, molto soddisfatti del servizio dal momento che non hanno dovuto cambiare il loro metodo di lavoro.
Tra i benefici riportati da SACVL in seguito all’adozione della soluzione Esker si riscontra un risparmio di tempo e un aumento della produttività per gli addetti alla gestione ordini (il volume della corrispondenza è raddoppiato ma il personale è rimasto invariato), l’organizzazione interna dei processi aziendali, la tracciabilità della corrispondenza, l’archiviazione elettronica e l’accesso a tutti i documenti generati dal sistema ERP attraverso Esker, l’accesso in tempo reale ai documenti archiviati e una maggiore soddisfazione dei clienti, elemento certo non trascurabile.
