A cura di Franco Gementi
Regional Sales Manager Italy Cornerstone OnDemand
Chi fa cosa in azienda?
Quando si parla di distribuzione dei ruoli all’interno dell’azienda, tutti concordano sul fatto che i processi di business vengano gestiti dal relativo dipartimento, mentre tool e software siano nelle mani dell’IT. E’ sempre stato così, poiché per implementare nuovo software sui Pc e server aziendali erano necessarie conoscenze informatiche.
Negli ultimi anni però, qualcosa è cambiato e ha reso lo scenario meno definito. Questo nuovo modo di gestire la tecnologia esiste da quando, alla fine degli anni ’90, Internet ha iniziato a essere utilizzata in modo diffuso (allora veniva definito “architettura three-tier”). Il nuovo nome è comparso solo nel nuovo millennio: Cloud Computing.
Tutti ne conoscono il significato dal punto di vista dell’utente finale. Non occorre installare nulla, bastano un browser e una connessione a Internet. “Tutto” avviene sull’altro versante di Internet. Questo “tutto” comprende tre elementi (da cui il 3-tier):
– La pagina di presentazione che viene visualizzata dal browser (e gestita da un server http come, ad esempio, Apache).
– L’applicazione vera e propria, che gestisce i processi in risposta alle richieste (ad esempio, il carrello di un sito di e-commerce).
– Il database, che gestisce la quantità di dati necessaria (ad esempio, rimanendo al sito di e-commerce, il catalogo prodotti, la lista dei clienti, gli acquisti effettuati, ecc.).
Dobbiamo ricordare che tutto questo gira su server fisici che sono gestiti dal fornitore. Passo dopo passo, questo tipo di architettura è stato usato per offrire servizi nel mondo B2B, ad esempio il CRM con Salesforce, il Talent Management con Cornerstone, il Contract Management con Docusign…
L’uso di questi servizi in modalità Cloud ha avuto enormi implicazioni per i dipartimenti IT aziendali, che non hanno più server e database da gestire, non ci sono applicazioni da distribuire o software da installare.
Ma non è finita. I fornitori di Cloud Computing gestiscono la parte tecnica del sistema e indirizzano problemi concreti legati al funzionamento delle aziende. Non vendono software in quanto tale, ma gestiscono un processo di business. Pertanto, parlano direttamente con i responsabili del processo, ad esempio il Marketing e le Vendite per il CRM, le risorse umane per il Talent Management, l’ufficio legale per il Contract Management.
Perché il Cloud Computing ha avuto successo?
In breve, i vantaggi principali del cloud computing sono:
– Facilità di configurazione: poiché la stessa applicazione è usata da milioni di persone e migliaia di aziende contemporaneamente, i fornitori di Cloud Computing offrono una soluzione facile da configurare, al fine di evitare costose personalizzazioni che potrebbero rendere problematici gli aggiornamenti futuri.
– Partnership: il modello di licenza e la natura “versionless” del prodotto garantiscono una focalizzazione continua sul successo del cliente; il fornitore non può limitarsi a vendere il software e sparire fino all’upgrade successivo.
– Maggiore controllo: gli amministratori che non provengono dall’IT imparano a padroneggiare il sistema e gestirlo secondo le loro necessità. Si rivolgono al fornitore solo per assistenza su problemi specifici, ma non dipendono da lui per usare il software in modo appropriato.
– Sicurezza: i fornitori di Cloud Computing investono per garantire la sicurezza a milioni di utenti. Nemmeno le grandi corporation avranno mai tanti utenti quanto un solo fornitore di SaaS (Cornerstone, ad esempio, ha 14,5 milioni di utenti). Inoltre, i clienti aziendali sono molto attenti alla sicurezza ed eseguono regolarmente audit.
– Manutenzione minima: non ci sono più aggiornamenti, nè grandi nè piccoli. I fornitori di SaaS effettuano regolarmente aggiornamenti delle loro piattaforme e tutti i clienti beneficiano di queste nuove funzioni.
– Scalabilità illimitata: le moderne infrastrutture SaaS possono crescere rapidamente, basta che il fornitore aggiunga nuovo spazio storage, relativamente poco costoso. Il cliente non se ne deve più occupare.
Tutte queste ragioni spiegano perché il Cloud Computing stia diventando sempre più popolare tra le aziende. E la principale conseguenza è che il Cloud Computing restituisce il potere ai responsabili dei processi.
L’IT ha perso il suo potere?
No, ma il suo ruolo è radicalmente cambiato. Come detto precedentemente, gli uomini dell’IT non devono più fare cose che fino a poco fa erano di loro pertinenza, ora hanno nuove responsabilità. Lavorare con un fornitore di Cloud Computing elimina il peso di gestire server e installare software, ma nessun fornitore di software può coprire tutte le necessità di un’azienda. Pertanto, è necessario che l’IT abbia una buona conoscenza di tutti i sistemi usati, siano o meno basati sul cloud, per poter gestire tutte le interfacce necessarie.
Ad esempio, la gestione delle buste paga è tuttora in massima parte eseguita tramite software installato su computer negli uffici aziendali. Tuttavia, la soluzione di Talent Management proposta da Cornerstone è basata sul cloud e deve poter scambiare informazioni col sistema HR nel back-office. In questo caso, l’IT ha chiaramente la responsabilità della gestione dell’interfaccia tra sistema di back end e il sistema di Talent Management.
L’IT ha anche un ruolo importante per quanto riguarda la protezione dei dati. E’ diffusa la convinzione che i dati conservati sui sistemi aziendali siano più sicuri di quelli nel cloud. E’ compito del fornitore di SaaS dimostrare che i dati sono altamente sicuri, sia fisicamente (da incendi, alluvioni, disastri naturali) sia digitalmente (intrusioni, hacker…). Il dipartimento IT, quindi, dovrà effettuare audit e controlli sulla sicurezza per garantire che il tutto sia coerente con la legislazione corrente e i dati siano effettivamente meglio protetti.
I ruoli stanno cambiando
Questi punti sono naturalmente molto importanti ma restano piuttosto specifici. Vi è in realtà un altro importante trend verso l’aumento della conoscenza dei processi di business da parte dell’IT. Nel campo delle risorse umane ciò è dimostrato dall’esistenza del dipartimento “HRIS” che, a seconda delle aziende, risponde all’IT o alle risorse umane. L’IT deve essere coinvolto nelle decisioni relative ai nuovi sistemi HR per garantire la coerenza delle piattaforme IT e un’integrazione semplice con i sistemi legacy.
Il cambiamento deve riguardare anche le risorse umane, che devono relazionarsi maggiormente col resto dell’azienda e comprenderne le strategie, così da potersi conquistare un posto al tavolo che conta. Per questi motivi, è importante che le risorse umane controllino il processo e gestiscano quotidianamente il software Cloud.
Ma oltre che per l’IT e gli HR, il suolo sta cambiando anche per lo stesso fornitore di software. I fornitori di servizi Cloud, come Cornerstone, devono essere specialisti in grado i comprendere i processi di business (ad esempio il talent management) ma anche di rispondere alle legittime richieste dell’IT. Uno specialista in genere è tenuto a saper fare una cosa e a saperla fare molto bene. Questa focalizzazione si traduce in un impegno continuo a progettare e implementare modi più veloci e intelligenti per reclutare, fare crescere e trattenere la forza lavoro. Focalizzandosi su una sola area – il Talent Management per Cornerstone – gli specialisti hanno maggiore libertà e risorse per innovare, aggiungere nuove funzioni e offrire ai clienti accesso alla versione più aggiornata.
Alla fine, i professionisti delle risorse umane, gli addetti all’IT e i fornitori di servizi cloud devono tutti essere specialisti di alto livello; è questo, probabilmente, il trend più importante per l’azienda.
