L’ente
Fondazione CNAO (Centro Nazionale di Adroterapia Oncologica) è l’unico centro in Italia, istituito dal Ministero della Salute, per il trattamento di tumori radioresistenti e tumori inoperabili, mediante l’impiego di ioni carbonio e protoni (adroterapia). L’adroterapia permette di colpire il tumore con estrema precisione preservando i tessuti sani circostanti.
L’idea in breve
Il progetto riguarda la gestione delle cartelle cliniche elettroniche, conformemente al GDPR, e la loro conservazione a norma. Ovvero la dematerializzazione del processo che produce questa documentazione gestendo le informazioni in maniera nativamente digitale.
Puntare sulla semplicità
“Abbiamo creato delle interfacce in grado di inserire automaticamente nell’archivio documentale tutte le informazioni dei pazienti – spiega Marco Russo, responsabile IT della Fondazione. – Abbiamo cercato di rendere questo strumento il più semplice in assoluto così che i dottori, e tutto il personale, siano incentivati ad utilizzarlo: basta che un medico compili una normale scheda clinica, firmi, eventualmente richieda la firma del paziente sulla tavoletta digitale, e il sistema compila automaticamente il profilo documentale da archiviare”.
La soluzione in sintesi
Il progetto, basato sulla piattaforma ARXivar sviluppata da Able Tech, è stato realizzato da DISC S.p.A., system integrator e software house di Bergamo e partner certificato di Able Tech. Il progetto ha ricevuto il Premio Innovazione a SMAU Milano 2018.
La soluzione ad oggi si concentra sull’area medica. Sfrutta l’anagrafica pazienti già esistente e permette di abbinarvi i referti medici: essi vengono compilati direttamente in ARXivar utilizzando dei modelli creati appositamente, oppure vengono acquisiti da documenti creati precedentemente da altri software o cartacei sottoposti a digitalizzazione; viene inoltre gestita digitalmente anche la documentazione accessoria che non va in conservazione. I documenti vengono firmati, sempre digitalmente, dal personale coinvolto e viene raccolto il consenso al trattamento dei dati con firma grafometrica, il tutto in ottemperanza al GDPR e sempre senza passare attraverso la carta. L’accesso ai documenti viene gestito attraverso un sistema di permessi assegnati per gruppi di utenti e classi documentali. Le cartelle cliniche vengono poi sottoposte a conservazione sostitutiva a norma.
Il sistema semplifica le attività di creazione e archiviazione di dati e documenti, raccogliendoli in un sistema documentale centrale che consente una fruizione del dato in tempo reale, evitando il dispendioso processo di ricerca dei documenti in sistemi diversi (o addirittura in archivi cartacei) in vigore precedentemente, con evidenti vantaggi in termini di efficienza e produttività.
“Chiaramente la cartella clinica riveste un peso e un’importanza fondamentale per l’implementazione della soluzione, ma l’idea finale è quella di conservare, nel corso del tempo, qualsiasi tipo di documento valga la pena di dematerializzare, quindi non solo in ambito sanitario. Fatture amministrative, contratti verso clienti e fornitori, lettere di assunzione e comunicazioni ufficiali” racconta Russo.
Benefici
Il progetto non si è limitato alla conservazione, con i conseguenti benefici legati alrisparmio di carta e spazio in archivio: “paradossalmente il software non serve ad archiviare documenti, bensì informazioni a cui può essere allegato un documento” ci racconta Russo. “ARXivar fa già da collettore automatizzato di informazioni da svariati sistemi; “pesca” infatti informazioni dal software oncologico, così come da quello amministrativo, con il vantaggio di non dover mai inserire più volte gli stessi dati. Inoltre è possibile creare un documento direttamente da ARXivar, archiviarne di esterni, suddividerli in “cartelle” personalizzate per utente, ricercarli, per tipo, per periodo e in generale per qualsiasi tipologia di informazione che sia stata inserita. L’utilità ulteriore sta nel fatto di avere la possibilità di aggiungere informazioni che al momento non sono inserite in nessun software.”
Questo ha comportato anche un significativo miglioramento dei processi aziendali, rendendoli più fluidi e rapidi, riducendo i tempi necessari all’espletamento delle diverse attività. L’immediato accesso al dato, infatti, modulato secondo i diversi privilegi di accesso, consente a tutte le funzioni aziendali di semplificare e accelerare il proprio lavoro.
“L’esempio classico? Abbiamo portato nel documentale tutti i documenti relativi alle cartellecliniche dei pazienti avuti in cura negli anni. Lo scopo non è quello di conservarli a norma ma così facendo il personale ha la possibilità immediata di consultarli. Al momento della visita di follow-up (quella periodica di controllo) il personale medico ha già tutti i referti raccolti nel tempo e uniti nella scheda paziente, con esami, diagnosi mediche e documentazione digitalizzata: può così effettuare le valutazioni in modo rapido e può allegare il referto di visita direttamente in digitale” spiega Marco Russo. E continua: “Un altro caso: prima di sottoporre un paziente ad una Risonanza Magnetica con liquido di contrasto, il paziente viene informato e firma il consenso direttamente in elettronico tramite una tavoletta per firma grafometrica. Quando viene effettuato l’esame, per controllare che il paziente abbia acconsentito, il personale deve solo richiamare in ARXivar una maschera chiamata “Scheda Paziente”, e l’informazione sarà già presente a video senza bisogno di dover ritrovare il documento”.
Un progetto che continua nel tempo
“Il progetto è in continua fase di evoluzione, sia nell’area sanitaria che nei restanti 
dipartimenti. E’ al vaglio ad esempio l’utilizzo del tablet per richiedere dei consensi e per alcune altre attività da realizzare nel 2019 . Ci piace pensare che stiamo implementando qualcosa di utile a chi lo deve usare ma al contempo intuitivo, semplice e perché no, anche bello a vedersi” conclude Marco Russo.
Focus su alcuni aspetti del progetto
E’ possibile consultare gli altri approfondimenti del progetto elencati di seguito scaricando il 
caso di studio completo.
- La scelta
- Il ruolo del partner DISC
- La formazione che fa risparmiare
- La creazione di documenti direttamente in ARXivar: un processo monitorato dal documentale
- Trattamenti diversi per documenti diversi: gestione dei documenti nati su carta e disposizioni di legge
- La firma autografa
- Il fulcro di tutto il progetto: la conservazione a norma
- La duttilità di ARXivar, la sicurezza e il GDPR
- ARXivar e gli utenti mobili
System integrator e software house fondata a Bergamo nel 1984, con un organico di 170 collaboratori, DISC è oggi un punto di riferimento di molte aziende lombarde. Dal 2015 realizza progetti di fatturazione elettronica e gestione documentale basati sulla soluzione ARXivar.
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