[section_title title=Mail personale al lavoro? I sette rischi per le imprese – Parte 2]
– Comprendere i rischi e le implicazioni dell’utilizzo di account personali per le imprese non è sempre semplice finché non si conducono indagini per reperire e recuperare le informazioni rilevanti all’interno degli account personali. Questa ricerca non è sempre agevole dato che le e-mail individuali tendono a esulare dalle procedure legali standard. Alcuni provider vietano la scansione esterna della posta degli utenti, pertanto l’azienda è tenuta a chiedere all’utente stesso di eseguirla da solo, correndo comunque il rischio di sanzioni per non aver rispettato le normative in vigore. Anche se un dipendente ha utilizzato un indirizzo personale per inviare e-mail di lavoro con un device aziendale, non significa necessariamente che l’organizzazione abbia il diritto di analizzare e copiare sui server aziendali i suoi messaggi.
– L’utilizzo dell’email personale compromette i segreti aziendali e potenzialmente espone la corrispondenza della società alla ricerca e all’estrazione incontrollata di dati da parte di agenzie di sicurezza autorizzate. Per esempio, secondo il Foreign Intelligence Surveillance Act in vigore negli Stati Uniti, la NSA può registrare i dati di entrambi gli endpoint di una conversazione e-mail se uno di questi coopera con le sue procedure. I grandi provider di posta elettronica personale lo fanno e quindi permettono di eseguire la scansione e la memorizzare di qualsiasi e-mail sui server dell’Agenzia per la Sicurezza Nazionale Americana. Ciò significa che chiunque riceva una e-mail da questi account possa essere sorvegliato, pur non avendo accettato Termini e Condizioni del fornitore. Così, se il dipendente utilizza la posta elettronica personale per inviare un progetto a un cliente, il cliente perde inconsapevolmente la propria privacy. Basta pensare al caso WikiLeaks per capire come la mancanza di sicurezza nell’ambito della raccolta dei dati abbia messo in difficoltà interi governi, figuriamoci se le imprese possono aspettarsi maggiori tutele per sé o i propri clienti
– Altro problema è rappresentato dalla continuità. Se il dipendente lascia l’azienda, le e-mail gestite dal suo indirizzo personale e le informazioni aziendali correlate se ne vanno con lui. Se poi ha utilizzato questo account per impostare azioni aziendali critiche come l’acquisto di un dominio o di un servizio di rete, la sua assenza rischia di impattare sulla capacità di fare affari di tutta l’azienda.
– Infine la credibilità. Gli indirizzi e-mail personali, magari anche un po’ originali nel testo, non aiutano certo l’immagine di un’azienda.
E allora come evitare che si ricorra alle e-mail personali?
Prima di tutto impostando politiche di sicurezza molto severe e motivandole. Questo non sempre basta, anzi tende a incontrare una certa resistenza da parte del personale. Una soluzione utile è semplificare l’accesso alle e-mail aziendali dei dipendenti attraverso i loro device personali. Lo stesso vale per i consulenti esterni e i collaboratori che è bene dotare di un indirizzo corporate. In conclusione, i dipartimenti It delle aziende devono assumere un atteggiamento al contempo proattivo e severo per mantenere il controllo e la visibilità sui messaggi di posta elettronica mandati per ragioni di business.
