La Gestione Documentale non è più la stessa! Top Consult ha dato vita all’Utente Collaborativo, che utilizza cioè strumenti social e collaborativi nei processi aziendali strutturati e non strutturati in cui è coinvolto. In questo modo più evoluto di lavorare non si usano più e-mail, ma gruppi di lavoro, bacheca e notifiche.
L’Utente Collaborativo si concretizza in una serie di soluzioni collaborative di TopMedia Social NED, la nuova piattaforma enterprise che ha “rivoluzionato” il modo di fare gestione documentale applicando per la prima volta sul mercato i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration.
Per i processi non strutturati in cui è coinvolto, l’utente usa il modulo Groupware con il quale realizza un Social Network Aziendale sicuro e protetto per creare, condividere e archiviare documenti nei gruppi di lavoro collaborativi. Per i processi strutturati, con i nuovi moduli CaseFlow (per la gestione delle pratiche e del workflow utente) e Workflow (per i workflow di processo) l’utente gestisce in forma collaborativa anche il flusso dei documenti all’interno dei processi di lavoro; si gestiscono così pratiche collaborative (ad esempio pratiche di vendita o di realizzazione commesse) e si usa il workflow collaborativo per automatizzare un processo di business che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi.
Il principale strumento di lavoro dell’Utente Collaborativo è la Home Page, personalizzabile secondo le sue esigenze, che gli permette di tenere sotto controllo gli ambienti collaborativi in cui è coinvolto: gruppi di lavoro, pratiche e workflow.
“Nei processi aziendali – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult – le nostre soluzioni consentono di dare flessibilità agli utenti ma nello stesso tempo di tenere sotto controllo le attività. Il nuovo modo “smart” di lavorare rende i processi più veloci ed efficienti, potenzia l’ERP aziendale, consente la partecipazione attiva degli utenti e la valorizzazione della conoscenza”.
E’ quindi necessario per le aziende investire nelle soluzioni collaborative. Ma come introdurre praticamente nell’organizzazione il nuovo modo di lavorare? Top Consult, partner dell’Osservatorio Collaborative Business Application della School of Management del Politecnico di Milano, propone un metodo di azione per farlo a prezzi e tempi definiti. Prima la consulenza professionale dei ricercatori del Centro Innovazione Digitale della Fondazione Politecnico di Milano che valutano i potenziali benefici in aree specifiche e progettano le modalità collaborative; poi la fornitura da parte Top Consult degli strumenti collaborativi di TopMedia Social NED in uso gratuito e in modalità cloud per la verifica del caso di studio.
L’Utente Collaborativo e le sue soluzioni sono presenti a Smau Milano 2015 (21-23 ottobre) nello stand Top Consult; è previsto anche un workshop di 50 minuti (“Workflow e Pratiche sono diventati collaborativi: come introdurli in azienda?”) che si terrà venerdì 23 ottobre alle ore 11.00. nell’Arena Fatturazione Elettronica Pad. 2.
