A cura di Angelo Sperandei, Compliance&Advisory Manager di Ayming
Che le imprese italiane operino costantemente in uno scenario “fortemente dinamico” in ambito fiscale è un dato di fatto. Credo sia superfluo, per gli addetti ai lavori, richiamare qui i corollari (a suon di provvedimenti, circolari, chiarimenti e Decreti Dignità) che stanno facendo seguito al DL 150/2017 datato novembre 2017, che contiene il principio della fatturazione elettronica obbligatoria nel B2B (sebbene questa modalità sia sul tavolo oramai da oltre un decennio). Nessuna azienda, indipendentemente dalle proprie dimensioni, può pensare di tirarsi fuori da questa che, a tutti gli effetti, può dirsi una rivoluzione. Ecco perché è importante fare più chiarezza possibile anche su temi di grande attualità, ma che troppo spesso non vengono governati dalle imprese, che magari preferiscono adeguarsi a un obbligo piuttosto che coglierne le opportunità, migliorando le performance aziendali.
Di fatturazione elettronica, ormai se ne parla ovunque: prima in relazione alla Pubblica Amministrazione e poi relativamente all’ultima manovra fiscale, che prevede la sua attuazione da parte di tutti i soggetti a partita IVA stabiliti, a esclusione dei possessori con regime dei minimi o con regime forfettario. Vissuta da molti solo come un iter dispendioso e di difficile attuazione, può invece rappresentare il primo passo verso un migliore sistema di gestione aziendale con la possibilità di dematerializzare e digitalizzare non solo le fatture, ma tutta la documentazione cartacea.
In un’era dove la tecnologia ha assunto un ruolo preponderante e strategico, al punto da rappresentare una delle maggiori leve su cui investire per distinguersi all’interno di un mercato competitivo, è infatti impensabile per un’azienda non dotarsi di strumenti e procedure più fluide, che permettano un’ottimizzazione delle risorse e degli investimenti. Grazie all’adozione della fatturazione elettronica, per esempio, le organizzazioni saranno in grado di automatizzare i processi di creazione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture, riducendo così i costi legati alla stampa e alla spedizione oltre a minimizzare i rischi di duplicazione, gli errori e le frodi (che resta il principio “motore” dell’accelerazione in ambito FE).
Se sono molteplici i vantaggi che porterà l’introduzione della fatturazione elettronica, è comunque innegabile che diversi soggetti che verranno toccati da questa manovra stanno vivendo momenti di confusione in merito alla sua attuazione. Di quali strumenti è necessario dotarsi? Che costo hanno? Quali risorse vanno impiegate? Che processi bisogna introdurre all’interno dell’azienda? Tutte domande che interessano soprattutto le piccole e medie imprese, che hanno la necessità di comprendere a fondo come poter effettivamente gestire questa nuova normativa, senza un impatto troppo elevato sul bilancio aziendale.
Nel concreto infatti, tutti i soggetti a partita IVA devono dotarsi di soluzioni che permettano la trasmissione delle fatture in formato XML attraverso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. In questo contesto, le grandi aziende hanno la possibilità di implementare i software messi a disposizione dalle grandi suite ERP, che dovrebbero consentire di gestire tutte le fatture in formato elettronico, dalla loro creazione e trasmissione fino alla conservazione. Diverso il discorso per le piccole e medie imprese. Una possibilità per loro potrebbe essere quella di dotarsi di pacchetti già disponibili sul mercato, non necessariamente legati al gestionale interno, ma in grado comunque di garantire le medesime prestazioni.
Chi non dovesse avere la possibilità di adottare questi pacchetti, potrebbe valutare una soluzione intermedia molto efficace, che è quella di affidare a una terza parte la gestione della fatturazione elettronica. Questa è una modalità che garantisce, a costi ridotti, la stessa efficienza e affidabilità di altre soluzioni, senza però l’esigenza di un effort aggiuntivo da parte dell’azienda che deve adeguarsi alla fatturazione elettronica. Infatti, si tratta solo di rendere visibili e lavorabili i dati di cui il soggetto è già in possesso, condividendoli con il consulente esterno che, attraverso un software parallelo, procederà a emettere e trasmettere la fattura secondo la normativa. Lo stesso principio vale anche se si decide di affidare esternamente la sola trasmissione delle fatture. Grazie infatti a uno spazio condiviso, nell’attimo in cui l’azienda carica il documento creato elettronicamente, questo viene trasmesso all’Agenzia delle Entrate. Con queste modalità, si otterrà lo stesso livello di efficienza di ERP più complessi, ma con un notevole risparmio in termini di costi e di risorse intere dedicate.
Come sappiamo, l’emissione della fattura elettronica diventerà obbligatoria per tutte quelle operazioni che riguardano cessioni di beni e prestazioni di servizi poste in essere tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Questo significa che anche un soggetto straniero non residente, ma con stabile organizzazione in Italia, si troverà a dover affrontare la questione. Da una società che ha solo la partita IVA in Italia, ma la cui contabilità viene gestita nel paese in cui risiede, dover acquistare un pacchetto al solo scopo di comunicare le proprie operazioni all’Agenzia delle Entrate italiane viene considerato un impegno oneroso.
Sono diversi i problemi che si dovranno affrontare in materia di fatturazione elettronica, soprattutto se si considera che questa non è ancora stata adottata da tutti i paesi europei. L’acquisto intracomunitario di beni e servizi, per esempio, viaggerà su un canale parallelo: quello della comunicazione delle operazioni transfrontaliere. Allo stesso modo tramite lo stesso canale sarà obbligatorio comunicare i dati di cessioni intracomunitarie e servizi resi a soggetti non stabiliti, se non già oggetto di fatturazione elettronica. Certo è che le aziende italiane che operano con diversi fornitori dovranno mantenere il doppio canale di gestione della contabilità, perché da quelli italiani riceveranno delle fatture in modalità elettronica, mentre quelli esteri opereranno ancora con una modalità tradizionale.
E’ importante che le imprese non attendano passivamente questa grande novità, ma che si attivino su più livelli sia internamente sia con consulenti esterni specializzati in ambito fiscale e nella ridefinizione dei processi.
Quest’ultimo aspetto risulta decisivo in uno scenario come quello della fatturazione elettronica, che necessita di integrare le esigenze (e la documentazione, ovviamente) di diversi attori aziendali: dal magazzino, al procurement, alla contabilità. Dei bravi consulenti possono supportare le aziende durante tutto il processo di preparazione e di attuazione della fatturazione elettronica, al fine di sfruttarne al meglio le opportunità nascoste e di gestire quelle implicazioni che potrebbero, al contrario, rappresentare un rischio.
