A cura di Cinzia Turi, Manager Operations Performance Ayming Italia
I rumors si sprecano, ma senza motivo. La notizia è più che certa e il cambiamento realmente in arrivo: dal 2019 sarà previsto, nel nostro Paese, l’obbligo della fatturazione elettronica tra privati (B2B e B2C).
Come spesso accade, le innovazioni che provengono dall’alto, sotto forma, appunto, di “obbligo”, vengono recepite con una certa resistenza. In questo caso, molti si stanno adoperando per essere rapidamente compliant con la nuova normativa, senza però soffermarsi sul fatto che la fatturazione elettronica tra privati può essere anche un’occasione per gestire meglio i processi, l’organizzazione e le persone, ottimizzando le performance. Ed è – se letto in questo senso – qualcosa di ben più importante di una semplice procedura tecnologica da implementare.
In questo articolo vogliamo provare ad analizzare come l’avvento della fatturazione elettronica arrivi a toccare tantissime aree aziendali. E come possa generare, per gemmazione, nuovi modi – più efficienti – di lavorare e gestire le informazioni dentro e fuori l’azienda.
Processi
Ogni fase del ciclo attivo e passivo è toccata dall’innovazione prevista a partire dai prossimi mesi.
Il ciclo attivo va dalla vendita all’incasso. Nella vendita, ad esempio, diventerà necessario definire gli elementi contrattuali e gestire l’anagrafica in modo da avere tutte le informazioni per completare la fattura.
Per quanto riguarda la fatturazione, l’innovazione impatterà sia a livello di predisposizione delle fatture, sia a livello di modalità e frequenza dell’emissione, che di scelta del canale di trasmissione e integrazione con il Sistema di Interscambio. Diventerà essenziale stabilire se apporre la firma elettronica ed eseguire i controlli per evitare che la fattura venga scartata dall’Agenzia delle Entrate.
Il cambiamento previsto non ha un impatto diretto sulle ultime due fasi del ciclo attivo, ma è necessario ricordare che chi gestisce la collection e le contestazioni potrà consultare con maggiore completezza e velocità i documenti e che l’applicazione degli incassi verrà impattata per ciò che concerne la gestione dei pagamenti ricevuti e la riconciliazione delle fatture con i pagamenti.
Speculari a quanto appena raccontato sono le ricadute dell’introduzione della fatturazione elettronica sul ciclo passivo (che va dalla gestione dei contratti con i fornitori sino alla gestione del pagamento che viene effettuato nei confronti dei fornitori stessi). Senza entrare nel dettaglio delle varie fasi, essenziale è comprendere come, con l’avvento della fatturazione elettronica, tutti i dati e documenti saranno gestiti in modo informatizzato, dal loro input al loro output.
Organizzazione e Persone
Ovviamente, se un cambiamento dovrà essere apportato nella predisposizione della documentazione per la fatturazione elettronica, nel processo saranno coinvolte tutte le funzioni che in qualche modo hanno a che fare, all’interno dell’azienda, con il ciclo attivo e passivo.
Dunque, l’IT (che deve impostare la gestione delle informazioni e la fatturazione e, successivamente, la predisposizione della conservazione digitale elettronica) e certamente l’Amministrazione e Contabilità (se si vuole completare il contenuto della fattura) saranno chiamate a modificare le loro procedure; inoltre, dovranno anche essere introdotte nuove attività, come la gestione delle notifiche provenienti dal Sistema di Interscambio.
Le aziende che vorranno approcciarsi al tema in modo più strutturato vedranno coinvolte, nel cambiamento, anche altre aree: Acquisti/Commerciale/Magazzino, responsabili delle informazioni che vengono inserite in fattura; Tesoreria, per la gestione dei pagamenti; Internal Audit, per la gestione del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi; Risorse Umane, per la gestione delle note spese; Ufficio Crediti, per la visualizzazione delle informazioni per la riscossione del credito; ufficio Fiscale, per i rapporti di comunicazione con l’Agenzia delle Entrate, che si modificheranno (i.e. alcuni adempimenti non saranno più richiesti).
Come si può notare, i cambiamenti si verificheranno su più piani e riguarderanno i contenuti delle attività, le responsabilità delle diverse funzioni, il modo in cui una certa attività viene realizzata.
Cambiare l’indispensabile… o cambiare nella sostanza
Gli impatti dell’introduzione della fatturazione elettronica nella vita aziendale sono diversi. Alle aziende la possibilità di scegliere e considerarli un mero fastidio oppure una vera opportunità.
A parere di Ayming vi sono tre macro-benefici che sarebbe bene cogliere.
Il primo beneficio è economico, in termini di diminuzione dell’uso della carta e dei materiali, oltre che dei costi di spedizione. Una ricerca del Politecnico di Milano indica che per organizzazioni che producono/ricevono un volume superiore a 3.000 fatture all’anno, il beneficio ottenibile passando da un processo tradizionale basato sulla carta alla fatturazione elettronica si assesta tra 7,5 e 11,5 €/fattura, mentre per aziende con volumi inferiori oscilla tra 1,8 e 3,7 €/fattura.
Altro beneficio è relativo all’efficienza: l’azienda potrà organizzare gli spazi in modo più efficace, diminuire il tempo delle attività e, con la conservazione, migliorare anche l’accessibilità ai dati. Inoltre, le persone, liberate da attività routinarie, potranno dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto. Infine, con tutti i player che dialogano usando un linguaggio comune, ci sarà la possibilità di arrivare finalmente a un sistema condiviso, culturalmente e proceduralmente.
Terzo beneficio da far emergere è quello della compliance (normativa, interna, fiscale). La fatturazione elettronica dà alle aziende la possibilità di esercitare un maggior controllo sulle informazioni circolanti, di vedere diminuiti gli errori, di godere di informazioni maggiormente affidabili e di essere maggiormente trasparenti.
Trasformare un obbligo “stringente e restringente” in un’occasione di innovazione è possibile e anche auspicabile, per tutte le aziende, perché la fattura elettronica porterà con sé, questo il convincimento di Ayming, un efficientamento dei processi, una maggiore digitalizzazione, l’ottimizzazione della struttura organizzativa attraverso cui potranno essere colte opportunità di miglioramento.
Riassumendo: chi sta correndo per avere tutto pronto per il primo gennaio 2019 faticherà ad avviare adeguamenti maggiormente coinvolgenti e si occuperà solamente di fare in modo che il proprio sistema IT inizi a dialogare in modo corretto con il Sistema di Interscambio (si ricorda, a questo proposito, che ogni fattura non inviata correttamente è considerata non emessa; dunque l’esigenza di essere IT-compliant verrà soddisfatta certamente da tutte le imprese).
Tutti gli altri, ossia coloro che intendono “volare alto”, superando il mare magnum dell’obbligatorietà, vedranno sbocciare nuove visioni. Si pensi alle informazioni che verranno condivise tra i dipartimenti aziendali (con ogni area che diventa owner di una parte dei dati poi messi a fattor comune); al fatto che sarà possibile integrare tutti i dati disponibili in un unico luogo – la fattura, appunto – creando un unico repository; oppure alla possibilità di integrare finalmente tutta la filiera aziendale, lavorare tutti meglio e senza fraintendimento alcuno. Il dado è tratto, chi saprà approfittarne al meglio?
