Dal 1° gennaio 2019 non sarà più possibile emettere fatture cartacee. Entra infatti in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica previsto dalla Legge di Bilancio 2018 e inquadrato nella più ampia ottica di creazione di un Mercato Digitale Unico Europeo. La prima scadenza, fissata per il 1° luglio 2018, riguarda esclusivamente la vendita di benzina o gasolio e i subappalti della pubblica amministrazione, ma dall’anno prossimo ad essere coinvolta nel processo sarà la totalità delle aziende italiane. Un passaggio epocale, che si traduce nella creazione di rapporti più trasparenti e leggeri con l’Agenzia delle Entrate, ma che rappresenta soprattutto per le aziende la possibilità di effettuare il primo step verso il passaggio ad una progressiva totale digital transformation, dove prevale una dimensione paperless e l’automatizzazione dei processi, che si traduce in importanti vantaggi.
In questa fase delicata è importante per le aziende avere a fianco partner capaci di fare chiarezza sui dubbi inevitabilmente legati ai nuovi adempimenti con la proposta di soluzioni che coprono a 360° le nuove esigenze di digitalizzazione. Soluzioni EDP è un’azienda che da oltre 35 anni si occupa di consulenza e rivendita di soluzioni informatiche ma che ha anche al suo interno un reparto di Ricerca e Sviluppo per la produzione in house di prodotti e soluzioni che possano integrarsi nell’infrastruttura esistente del cliente e che ricalcano le sue specifiche esigenze.
Per meglio approfondire il discorso sul nuovo obbligo della fatturazione elettronica B2B da intendersi come un’opportunità di crescita per le aziende e per conoscere meglio la proposta di Soluzioni EDP abbiamo parlato con Massimo Raffaldi, Solution Architect a capo della Business Unit che ha sviluppato al suo interno il software per rispondere alle esigenze di trasformazione digitale delle aziende, tra cui il modulo EVO4B2B, dedicato specificatamente alla fatturazione elettronica B2B, e Stefania Tromba, responsabile delle attività di marketing e comunicazione della società.
La carta va in pensione. Benvenuta fatturazione elettronica B2B
Il nuovo sistema, che partirà a tutti gli effetti dal 1°gennaio 2019, prevede per tutte le aziende italiane l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica. Al momento risultano escluse dall’obbligo le attività di fatturazione con e verso l’estero e le partite iva in regime dei minimi.
“Il sistema fiscale – esordisce Raffaldi – prevede la nascita di una sorta di triangolo nelle relazioni tra cliente e fornitore, che vengono coordinate e gestite da un unico nodo: il Sistema di Interscambio (SdI). Dal punto di vista informatico questo si traduce nella compilazione, da parte di chi emette fattura, di un oggetto in estensione XML che contiene con delle regole precise tutte le informazioni contabili della fattura, e che verrà inviato al sistema di interscambio, che a sua volta lo controllerà, lo certificherà ed emetterà le notifiche relative, per poi inoltrarlo, qualora sia tutto in regola, al destinatario della comunicazione, che riceverà il documento sempre in formato XML. C’è quindi un dialogo perpetuo tra cliente e fornitore che fa capo al nodo del Sistema di Interscambio”.
Cosa devono fare le aziende per non farsi trovare impreparate
“Di fronte a questo scenario – prosegue Raffaldi – le aziende devono capire innanzitutto come e quando utilizzare questo sistema. L’obbligo non riguarda la fatturazione estero, mentre per le fatture Italia devono capire che cambia il modo di comunicare al destinatario le fatture e i dati che contengono. Il confezionamento del documento può essere effettuato solo all’interno del file XML, che andrà poi comunicato al Sistema di Interscambio che si farà carico di eseguire il controllo e consegnare il documento all’utente finale, sempre in formato XML. Qualsiasi fattura prodotta diversamente o che non passa dal SdI è come se non fosse stata emessa.
Dal punto di vista informatico occorre dotarsi degli strumenti più idonei per lo svolgimento di questo processo. Chi emette poche fatture le può inserire al momento dell’emissione all’interno di una sua interfaccia e comunicarle direttamente, senza grandi cambiamenti, mentre le realtà più strutturate, che emettono un numero elevato di fatture mensili, devono organizzarsi necessariamente con dei flussi elettronici automatici”.
A che punto sono le aziende italiane? La fase di evangelizzazione
Ma le aziende italiane come agiscono in questo contesto? Sono già pronte per la data del 1° gennaio 2019?
Risponde Raffaldi: “Alcune aziende, quelle che lavorano con la pubblica amministrazione, sono sostanzialmente già pronte. L’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione è infatti stato introdotto già nel 2014, e quindi in questo caso si tratta solo di allargare il numero di aziende trattate con la fatturazione elettronica. Lo strumento e la modalità di utilizzo e comunicazioni sono già familiari per questo tipo di aziende. Chi invece non ha mai lavorato con la Pubblica Amministrazione e non ha dimestichezza con questi strumenti si trova in una fase di “acculturamento”. Le aziende si stanno attrezzando innanzitutto informandosi tanto è vero che Soluzioni EDP riceve quotidianamente richieste di informazioni e di suggerimenti su come organizzarsi a fronte delle nuove normative, che si trovano comunque ancora in una fase di revisione, seppure minima. C’è ancora qualche mese di tempo per attrezzarsi e per ora le aziende italiane si stanno muovendo alla ricerca di informazioni”.
Fatturazione B2B: una vera opportunità per le aziende
Quello che è certo è che come tutti i cambiamenti epocali anche quello relativo alla fatturazione elettronica B2B è visto con un certo sospetto dalle aziende, che si focalizzano quasi esclusivamente sui costi legati al cambiamento, invece di riflettere sui vantaggi che la nuova normativa introduce. Una vera e propria opportunità di crescita, anche nell’ottica di un risparmio sul lungo periodo, di una maggiore competitività a livello internazionale e soprattutto come primo gradino per dare il via al processo di digitalizzazione e dematerializzazione che si impone per restare al passo con il mercato.
“I vantaggi per le aziende – spiega Raffaldi -: sono innanzitutto fiscali. Con il nuovo sistema triangolare l’Agenzia delle Entrate non ha più bisogno di verifiche tempestive e puntuali presso le sedi dei clienti in maniera diretta. Il controllo avviene tramite il SdI generando una minore pressione diretta sul cliente. Scompaiono anche alcune pratiche oggi obbligatorie, come ad esempio lo spesometro, che andrà definitivamente in pensione”.
“La fatturazione elettronica B2B – interviene Stefania Tromba – è però soprattutto un’operazione di semplificazione e un’occasione verso la trasformazione digitale. Per motivi di costi e tempo le aziende spesso non affrontano questo tipo di progetti e l’obbligo introdotto potrebbe essere visto come un’opportunità di addentrarsi in questo scenario”.
Un salto verso la digitalizzazione
La fatturazione elettronica B2B impone di rivedere completamente in una nuova ottica l’intero processo di generazione dei documenti rappresentando un’occasione per cominciare ad addentrarsi in un terreno fertile, quello della digitalizzazione, che però le aziende finora hanno trascurato per via dei costi e dello scarso tempo a disposizione.
“L’opportunità più importante legata all’obbligo di fatturazione elettronica B2B senza dubbio è che porta a rivedere l’intero processo di generazione, invio e ricezione della fattura, generando un approccio paperless al processo di generazione dei documenti. L’intero processo entra ed esce direttamente dai sistemi informatici togliendo le complicazioni legate alla generazione di documenti cartacei, inviati spesso in diverse versioni, e alla loro archiviazione. Il lavoro degli operatori addetti a queste attività è notevolmente semplificato portando ad una riduzione dei tempi nella gestione di questi dati grazie ad una sostanziale automatizzazione dei processi. Oltre al risparmio di tempo, che si traduce necessariamente in un risparmio anche a livello economico, ulteriori vantaggi sono legati ai minori costi del paperless. A questo proposito, un’infografica elaborata dalla School of Management del Politecnico di Milano ha stimato il risparmio ottenibile passando da un processo tradizionale basato su carta alla fatturazione elettronica per le organizzazioni che producono e ricevono un numero di fatture superiori alle 3.000 all’anno in una cifra che va dai 7,5 euro agli 11,5 euro a fattura. Numeri che se moltiplicati sulla totalità delle fatture hanno un forte impatto economico all’interno delle aziende. Si tratta quindi di un vero e proprio cambiamento culturale a livello di approccio e di organizzazione del lavoro che impone il ripensamento dei processi e l’automatizzazione delle attività svolte finora manualmente, riducendo così anche il margine di errore”.
Cambia il modello culturale: formazione in primo piano
Di fronte a questa vera e propria rivoluzione culturale le aziende si trovano a dover fare i conti con un cambio di mentalità. E’ quindi importante supportarle in questo processo con tutte le informazioni e i suggerimenti di cui necessitano in questo delicato momento di transizione verso un nuovo modello.
Soluzioni EDP ha all’attivo una serie di iniziative studiate appositamente con questo fine.
Spiega Stefania Tromba: “Soluzioni EDP già da alcuni anni ha dato il via a delle iniziative di natura informativa e divulgativa. Focalizzandoci sulla fatturazione elettronica abbiamo avviato una collaborazione con l’Unione Industriale di Vercelli Valsesia, dove facciamo capo al responsabile del servizio economico, il Dott. Fabrizio Manca, esperto della materia legale e normativa che sta seguendo da vicino tutto quello che è lo scenario di provvedimenti, decreti e novità a livello fiscale e normativo.
Questa collaborazione ci ha permesso di realizzare un webinar nel mese di aprile dove il Dott. Manca è intervenuto per la parte normativa e che è possibile rivedere online.
Abbiamo aperto anche un gruppo LinkedIn sulla fatturazione elettronica che stiamo seguendo con il team del Dott. Raffaldi e il Dott. Manca. Sul sito e i social cerchiamo di dare visibilità alle news provenienti dagli enti accreditati per dare delle pillole per diffondere la conoscenza. Inoltre, pubblicheremo a breve, entro fine mese, un ebook scaricabile gratuitamente sul nostro sito, e che veicoleremo anche con una campagna di mailing, dove riassumiamo la parte normativa relativa al decreto e quella legata agli aspetti più tecnici. Per finire sempre con l’Unione Industriale abbiamo fissato a calendario due convegni sulla fatturazione elettronica (uno a Vercelli e uno a Borgosesia)”.
Perché scegliere il giusto partner è importante
Soluzioni EDP, che lo scorso anno ha festeggiato il suo 35esimo anniversario, è un’azienda di consulenza e rivendita di soluzioni di informatica ma ha anche un suo reparto di Ricerca e Sviluppo specializzato negli ambiti più core per l’azienda. I prodotti sono sviluppati internamente da un team italiano e viene offerta un’assistenza continuativa tutta italiana erogata dal team interno. Il numero di clienti si attesta sui 500 ma è in continua crescita, così come si espande il team, con l’inserimento di molti giovani.
“I nostri ambiti di applicazione sono i più svariati – afferma Raffaldi -. Ci piace dire che sviluppiamo delle soluzioni tecnologiche ed informatiche ad hoc per i clienti che poi spaziano negli ambiti che hanno i loro classici nomi tecnici: dal gestionale, al documentale, al monitoraggio, alla sicurezza, al cloud. Il nostro obiettivo è di riuscire a trovare la combinazione delle soluzioni migliori per le esigenze del singolo cliente.
Per rispondere in particolare alle esigenze di fatturazione elettronica abbiamo lanciato il modulo EVO4B2B, che si inserisce in una suite più ampia per la gestione a 360 gradi dei diversi aspetti della digitalizzazione dei documenti, EVO4Web, al cui interno abbiamo ad esempio un modulo per la firma digitale grafometrica, uno per i pagamenti a norma SEPA, uno per i cicli di approvazione, uno per la generazione dei PDF, uno per la fatturazione elettronica e così via.
Questa suite nasce con una copertura più ampia delle esigenze di dematerializzazione quindi nell’ottica di andare sempre di più verso una digitalizzazione delle esigenze aziendali”.
EVO4B2B per la fatturazione elettronica della tua azienda
“Il modulo EVO4B2B per la fatturazione elettronica tra privati è un prodotto che dialoga con tutti gli ERP. Quindi massima apertura e trasversalità. Il prodotto può essere installato on premise o nel cloud. Come funziona? EVO4B2B ha un suo modulo sia di invio che di ricezione del documento in formato XML dal SiD, che attraverso dei connettori permette di avere una fase di accettazione o di rifiuto e una di predisposizione alla registrazione in contabilità fornitori del documento ricevuto. Lavora quindi nell’ottica di un’automatizzazione e un risparmio dell’inserimento manuale che oggi normalmente avviene.
Sia sulla parte di invio che di ricezione EVO4B2B dialoga in maniera nativa con il Sistema di Interscambio e gestisce le notifiche che il SdI comunica a livello di singolo documento. EVO4B2B offre un pannello di dialogo per poter tracciare la filiera di ogni singolo trattamento del documento fattura: la sua spedizione, la sua firma elettronica, le notifiche di ricezione, eventuali scarti, l’apposizione di accettazione e rifiuti e così via. Il tutto è gestito da un unico pannello che monitora l’intero traffico tra fornitori e clienti, fatturazione attiva e passiva. Con un unico front end i singoli impiegati dedicati a questo tipo di controlli e verifiche, nel rispetto ovviamente delle policy, possono verificare l’intero traffico in uscita e in entrata.
Un altro aspetto molto interessante è che EVO4B2B non ha bisogno di installazioni sui singoli pc, quindi è molto snello. Si accede via browser”.
L’installazione è comprensiva anche di education all’uso.
Conservazione sostitutiva
L’offerta di Soluzioni EDP prevede anche un modulo di integrazione per la conservazione sostitutiva.
“Non impattiamo sui clienti già attrezzati in maniera autonoma con i loro strumenti di conservazione sostitutiva e che già fanno riferimento a fornitori certificati AgID. Ci adattiamo a loro senza alcuna difficoltà – conclude Raffaldi -. Per chi invece non avesse ancora una soluzione di conservazione sostitutiva il nostro modulo offre in maniera nativa un’integrazione per la conservazione sostitutiva con una società certificata AgID di Roma: dal cruscotto per il monitoraggio del documento è possibile accedere alla conservazione sostitutiva con collegamento diretto al portale di questa società”.
