A cura di
Claudio Mignone, Country Manager Italia di Polycom
Il reparto IT sta subendo una continua evoluzione delle sue competenze in azienda. Il suo obiettivo non è più, infatti, solo il supporto tecnico quotidiano per i problemi informatici dei dipendenti, ma anche quello di far fronte a una sempre più improrogabile esigenza nell’adozione della tecnologia da parte di tutta l’azienda. Arrivando, così, a essere un vero e proprio reparto che promuova e monitori la produttività della società e dei suoi dipendenti. Tecnologie come le comunicazioni unificate e i software di analisi dei Big Data, tra le altre, garantiscono che le aziende abbiano accesso a un grande quantitativo di informazioni riguardo le performance della società, dei suoi dipendenti e della sua infrastruttura digitale. L’apparato dirigenziale, quindi, ha bisogno di comprendere concretamente che questo è un lavoro che può fare solo la divisione IT, sotto la guida del CIO, per spiegare a tutte le divisioni quali potrebbero essere i vantaggi per l’azienda grazie a questo tipo di informazioni che potrebbero essere utili al reparto Risorse umane come a quello Amministrativo. Per far questo è necessario che il gruppo dirigente sia coinvolto.
Risorse Umane
L’aumento del lavoro da remoto ha un enorme impatto sull’azienda, come i dirigenti ottengono benefici dal lavoro flessibile anche le nuove generazioni di impiegati vogliono lavorare da qualsiasi luogo. Con eventi come la recente Coppa del Mondo di calcio in Brasile e i Giochi del Common Wealth che hanno attirato l’attenzione di tutti, le richieste relativamente all’utilizzo della tecnologia nei confronti delle Risorse Umane stanno aumentando. Le aziende solitamente temono il lavoro da remoto a causa della possibilità di perdere il controllo sui propri dipendenti o sui loro device. Comunque questo non deve essere una motivazione per non utilizzare queste tecnologie, anche perchè se i responsabili delle Risorse Umane abbracciassero lo sviluppo dell’IT potrebbero addirittura aumentare la produttività della loro azienda. Allo stesso modo il reparto IT deve, però, supportare le Risorse Umane e tutte le altre divisioni, dall’Ufficio di Amministrazione al Marketing, proponendo le ultime innovazioni tecnologiche disponibili. Le aziende hanno bisogno di adattare, alle proprie esigenze e ai propri differenti reparti e attività, questo tipo di tecnologie e innovazioni che in un secondo momento renderanno tutti contenti all’interno di ogni divisione, da qualunque luogo essi lavorino. Ci sono moltissime opzioni che possono aiutare a implementare questo processo. A partire proprio dal primo livello dell’attività di recruiting, dove le comunicazioni unificate possono essere estremamente utili alle Risorse Umane per attirare e trattenere i talenti. Gli studi, infatti, dimostrano che le nuove generazioni di dipendenti vogliono lavorare da remoto e sfruttare le potenzialità del lavoro flessibile. Le tecnologie tra cui anche le infrastrutture di comunicazioni unificate possono aiutare una società a scegliere nuovi dipendenti da una selezioni di talenti a livello globale grazie ad applicazioni online e a colloqui tramite video collaboration. E la stessa tecnologia aiuta il gruppo dirigente a connettersi e interagire con I propri dipendenti “faccia-a-faccia” attraverso videoconferenze in singolo o in riunioni di gruppo, oltre che con una collaboration agevolata dall’utilizzo di social networks aziendali.
Amministrazione aziendale
Per gli uffici dedicati all’Amministrazione aziendale, le infrastrutture digitali sono una delle principali chiavi di volta per assicurare il rientro dei propri investimenti economici e nello stesso tempo anche della riduzione degli investimenti stessi. Le tecnologie di comunicazioni unificate possono aiutare a ridurre il bisogno di quegli investimenti essenziali per un ufficio come le fotocopiatrici e anche le proprietà immobiliari e altre infrastrutture fisiche. Oltre a questo la produttività dei dipendenti che hanno scelto di lavorare da remoto aumenta quanto più viene ridotta l’esigenza di pendolarismo, conseguentemente questo aiuta la società a raggiungere il massimo dei risultati con il minimo dei costi.
Divisione Commerciale & Marketing
Per la divisione Commerciale e Marketing, lo sviluppo delle comunicazioni unificate permette alle aziende di gestire i rapporti con i clienti e i principali azionisti dell’azienda attraverso una postazione multicanale. Generalmente preferite interagire tramite telefono, email, instant message o in video? Con le innovazioni di questa tecnologia la divisione marketing e commerciale può offrire al cliente queste opzioni di comunicazione nello stesso momento e agevolarle toccando un solo tasto. Questa possibilità di interazione rivoluziona i rapporti con i clienti.
E’ assolutamente necessario, però, che qualsiasi nuova tecnologia che richieda un cambiamento nel modo di lavorare delle persone sia spiegata. Sebbene le soluzioni di comunicazioni unificate sembrino rispecchiare modalità di lavoro già esistenti e apprezzate, come il lavoro da remoto e la comunicazione multicanale, il gruppo dirigente deve spiegare ai propri dipendenti le caratteristiche della loro nuova infrastruttura digitale e predisporre quindi una task force che li formi durante il primo periodo di transizione e successivamente li supporti nella continua evoluzione del sistema.
La formazione dei dipendenti per l’uso della nuova piattaforma o infrastruttura è un aspetto fondamentale, ma bisogna assicurarsi di mostrare con precisione ai propri dipendenti come potervisi adattare e imparare a sfruttare il loro nuovo e più flessibile ambiente di collaboration in un modo che possa soddisfarli. Oltre a questo si può mostrare loro che questo processo è tanto semplice quanto condividere un link o usare Facebook per accedere a una conversazione, per esempio, gli impiegati potrebbero non gradire i cambiamenti.
Anche la società delle più piccole dimensioni può beneficiare dell’evoluzione digitale. Per le piccole aziende spesso c’è il preconcetto che l’installazione e la messa a punto di sistemi di comunicazioni unificate, come la videoconferenza, abbiano un costo troppo elevato anche se proprio grazie a queste tecnologie possono essere salvati migliaia di euro d’affitto, trasferimenti e tutte quelle spese aggiuntive che si accompagnano a un ufficio. Sono disponibili, infatti, servizi hosted di buona qualità che sono gratuiti e tutto ciò di cui si ha bisogno è una forte rete locale e banda larga (che la maggior parte di noi ha anche a casa ora) e un device dotato di video camera. Se si sta lavorando in un ufficio con poco spazio e si è spesso in conferenza con colleghi che lavorano in altre regioni o in altri paesi, si potrebbe iniziare con l’investire su una soluzione da tavolo e quindi muoversi sul video in un secondo momento, o una volta che la società inizi a crescere. Alla fine si potrà decidere di dare all’investimento la dimensione che si desidera.
Il mondo del lavoro sta diventando più “mobile” e le sue esigenze IT si stanno diversificando sempre di più e tutto questo sta aumentando la pressione sui dirigenti d’azienda. Così il mondo dei consumatori di tecnologia sta invadendo il mondo del lavoro e viceversa e questa è la chiave di volta per le aziende di adattarsi, promuovendo un nuovo utilizzo di questi sistemi al fine di portare vantaggi alle proprie aziende, qualunque sia la loro dimensione. Le società hanno bisogno di ottimizzare l’impatto diretto dell’uso della tecnologia rispetto all’evoluzione della propria azienda per essere capaci di esprimere il loro pieno potenziale.
