A conclusione della 50^ edizione milanese di Smau, il principale appuntamento italiano dell’Information & Communication Technology, è stato assegnato al Gruppo RINA il Premio Innovazione Ict nell’ambito della categoria “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione”, per il progetto di gestione documentale integrata con il sistema informativo realizzato in partnership con Top Consult.
Il Premio, volto a valorizzare i migliori casi concreti di aziende italiane che hanno innovato con successo il proprio business attraverso le tecnologie digitali, è un’iniziativa di Osservatorio Smau – School of Management del Politecnico di Milano per sostenere la cultura dell’innovazione nel mondo delle imprese.
Con oltre 150 anni di storia, il Gruppo RINA ad oggi è un operatore globale in grado di offrire, tra gli altri, servizi di classificazione e certificazione in svariati campi di attività e che da molti anni ha reso la gestione documentale un punto di forza del suo processo di sviluppo.
“Siamo giunti alla gestione documentale attraverso un processo naturale, dal momento che il Gruppo RINA “vive” di documenti emessi e ricevuti – ha dichiarato Andrea Favati, Chief Information Officer del Gruppo RINA -. Per archiviare e gestire questo ingente traffico di informazioni abbiamo scelto la piattaforma TopMedia NED di Top Consult che, integrata in tutto il contesto della vita aziendale con il sistema informativo e con le informazioni strutturate, è diventata una funzione vitale”.
Tutti i documenti relativi ai vari processi aziendali sono ad oggi prodotti, archiviati e gestiti in forma elettronica: dalle fatture (conservate anche in modo sostitutivo a norma di legge) ai certificati, dai rapporti ai disegni navali, dalla corrispondenza ai contratti, fino ai documenti del Personale come il Libro Unico del Lavoro e i cedolini stipendio. Un portale aziendale, integrato con il sistema documentale, consente inoltre a dipendenti e clienti, fornitori e collaboratori esterni autorizzati, di accedere a tutte le informazioni in entrata ed in uscita.
I benefici delle applicazioni documentali, che riguardano 4,5 milioni di documenti, sono molteplici e misurabili. Il risparmio di carta è di 45 mila risme pari a 135 metri cubi di spazio e la digitalizzazione dell’archivio storico navale, composto da 150 mila disegni di grande formato, ha fatto scomparire 1.300 metri lineari di archivio fisico nell’headquarter di Genova.
“Il vantaggio principale della gestione documentale – aggiunge Favati – è la disponibilità immediata e tracciata delle informazioni condivise tra tutti i soggetti che ne hanno necessità. Questo è l’unico modo per un’azienda come il RINA, decentrata in tutto il mondo, di gestire in modo più efficiente, veloce e senza errori i processi di lavoro”.
