A fine 2011 la Direzione di Parmareggio si è posta domande inerenti gli aspetti organizzativi dell’azienda: come snellire e semplificare i processi; come mantenere tutti gli uffici aggiornati alle procedure approvate; come eliminare le dispersioni e ridurre le attività a basso valore aggiunto. Interrogativi che nascevano da alcune criticità apparentemente banali, come ad esempio i passaggi che occorrevano per aprire un’anagrafica cliente: la raccolta delle informazioni che tuttora coinvolge numerosi uffici, da quello dei clienti a quello logistico, avveniva in modo pressoché manuale, coordinato tramite telefonate e e-mail e conseguenti inserimenti e allineamenti dei dati nel sistema gestionale senza poter monitorare la situazione, fino al completamento dell’anagrafica.
“La ricerca di un sistema che ci potesse supportare nel rendere semplice e snello il percorso informativo interno, è terminata quando abbiamo conosciuto la soluzione di gestione documentale ARXivar – afferma Chiara Marsilio, Project Manager e Organizzazione Parmareggio -. La complessità dei progetti che volevamo implementare richiedeva poi un partner tecnologico capace di seguirci passo passo ed eventualmente di personalizzare secondo le nostre esigenze”. È allora che è stato chiamato in causa il system integrator Horsa, specializzato nel valutare i fabbisogni del cliente, selezionare i migliori prodotti e realizzare le infrastrutture It più performanti.
Il primo progetto ha riguardato l’archiviazione e l’invio delle fatture ai clienti. Se precedentemente le fatture di Parmareggio erano spedite via posta, ora vengono inviate tramite Pec e automaticamente archiviate in ARXivar, in una scheda documentale che le rende sicure, fruibili a tutti gli uffici autorizzati, e che nello stesso tempo può essere arricchita da annotazioni e allegati. I vantaggi di tale operazione sono stati immediatamente visibili: riduzione dei costi della fatturazione e della distribuzione dei documenti; eliminazione dei tempi di ricerca dei documenti cartacei. Stesso discorso per le fatture dei fornitori la cui catalogazione, integrata completamente con il sistema Erp, ha portato ad un aggiornamento tempestivo della contabilità; inoltre ha consentito ai responsabili dei visti di tenere monitorate le contestazioni e di bloccare direttamente i pagamenti quando necessario. Ma per “fare ordine” non ci si ferma alla semplice catalogazione. Un altro progetto ha rivisto il processo di apertura dell’anagrafica cliente. L’implementazione del workflow di ARXivar ha permesso l’ottimizzazione e la standardizzazione del processo collaborativo tra i vari uffici, la possibilità di verificare lo stato di avanzamento delle richieste di apertura. Lo strumento di definizione del workflow si è rilevato sufficientemente semplice da permettere a Parmareggio di disegnare e modificare in autonomia alcuni processi per adattarli alle evoluzioni dell’organizzazione aziendale.
“Poter disegnare un processo attraverso un workflow, ci porta a semplificarlo e a ripensarlo in una logica di approccio collaborativo – continua Chiara Marsilio -. Una volta approvato e realizzato, il workflow diventa l’unica modalità di gestione di quel determinato processo per tutti gli attori coinvolti: ogni componente del processo non può ‘inventare’ l’azione da effettuare, ma deve attenersi al metodo condiviso. Inoltre, chiunque coinvolto nel processo può sapere a che punto è la situazione direttamente interrogando il sistema”.
Il workflow è stato implementato anche per la gestione dei reclami al fine di controllare le problematiche e intervenire tempestivamente in un’ottica di customer service.
La collaborazione di Horsa con Parmareggio continuerà nei prossimi mesi con l’implementazione di nuovi workflow atti a gestire altri processi come ad esempio l’iter di modifica dei packaging, l’apertura di nuove referenze, la gestione dei reclami del consumatore e l’approvazione dei documenti del sistema Qualità.
“Siamo soddisfatti di aver scelto Horsa, che si è rivelato un partner competente e flessibile che ha saputo affiancarci proponendoci sempre le soluzioni opportune sfruttando al meglio le potenzialità di ARXivar, strumento idoneo per guidare i processi con metodo ed efficienza”, conclude Chiara Marsilio.
