Gli enti governativi di tutto il mondo sono consapevoli di gestire i processi documentali in maniera non ottimale, ma nonostante ciò la revisione di tali processi non rappresenta una priorità. In questo modo gli enti perdono l’opportunità di ridurre i costi, di offrire servizi migliori ai cittadini e di ridurre il turnover dei dipendenti.
Questi sono i risultati dell’IDC Government Insights Market Spotlight basato sul white paper, realizzato da IDC e sponsorizzato da Ricoh,“Government: Fixing Document Processes Improves Constituent Services While Reducing Costs” (“Enti governativi: l’ottimizzazione dei processi documentali per migliorare i servizi ai cittadini e ridurre i costi”, luglio 2013).
“Nell’attuale contesto economico gli enti governativi hanno la grande opportunità di ridurre i costi e le spese migliorando allo stesso tempo la qualità dei servizi al pubblico – si legge nell’IDC Government Insights Market Spotlight –. Questi obiettivi possono essere raggiunti sviluppando un approccio strategico verso il taglio dei costi e valorizzando le tecnologie già implementate e le partnership con i fornitori”.
Tra i principali risultati emersi da un’altra ricerca condotta da IDC a livello globale su un panel di 1.516 process owners e di information workers:
– Inefficienza e inefficacia dei processi: quello governativo è tra gli ambiti in cui i workflow sono meno ottimizzati: solo il 36% degli intervistati del settore definisce i processi rivolti ai cittadini come “efficienti” ed “efficaci”, rispetto ad esempio al 52% del commercio;
– Mancanza di priorità: nonostante gli intervistati del settore governativo siano consapevoli dell’importanza di una corretta gestione documentale, solo uno su tre conferisce a questo aspetto una adeguata priorità;
– Possibilità di ridurre i costi in maniera significativa: gli intervistati del settore concordano che l’ottimizzazione dei processi rivolti ai cittadini si tradurrebbe in una riduzione dei costi del 9%. Dalla ricerca emerge inoltre che questa ottimizzazione porterebbe a un miglioramento dei servizi ai cittadini, contribuirebbe a trattenere dipendenti strategici e ad attirare nuovi talenti.
“Gli enti governativi dovrebbero iniziare a operare come fanno le aziende che stanno sviluppando strategie per migliorare i processi documentali – afferma Yoshi Sasaki, General Manager, Business Services Center, Business Solutions Group di Ricoh Company, Ltd –. Gli enti governativi si trovano a fronteggiare una significativa riduzione dei budget, ma è evidente che gli investimenti, anche minimi, nel miglioramento dei processi documentali sarebbero ampiamente ripagati dalla riduzione dei costi e dalla maggiore soddisfazione dei dipendenti e dei cittadini”.
Ricoh consiglia di mantenere una visione ad ampio spettro dei processi documentali. “In molti enti governativi ogni reparto o dipartimento ha un proprio budget, ma i processi documentali sono ovviamente trasversali – commenta Sasaki –. Per cui è importante che gli enti sviluppino un approccio integrato che consideri i workflow nella loro globalità”.
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