Quasi un terzo delle richieste di recupero dati sono il risultato di un errore umano, compresi l’eliminazione accidentale di file e cartelle. Ad affermarlo è Kroll Ontrack, che avverte che ridurre il rischio di perdita di dati è facile: basta prendere dei semplici provvedimenti prima di organizzare i media digitali e prima di eseguirne la cancellazione.
Innanzitutto: verificare il backup. Se si vogliono eliminare file e cartelle non necessari dal disco fisso occorre verificare che il backup funzioni correttamente. In un sondaggio fatto nel 2014 con i clienti Kroll Ontrack che hanno sperimentato la perdita di dati, il 65% degli intervistat in realtà aveva una soluzione di backup attiva al momento della perdita di dati, ma il software di backup non era programmato per essere esguito in automatico, o un file importante è stato perso prima di eseguire un backup pianificato. Prima di eliminare qualsiasi file occore pertanto assicurarsi che il backup venga eseguito regolarmente secondo il programma stabilito; controllare il report di backup per avere indicazioni di errore o fallimento e provare il backup prima di pulire il computer per avere la garanzia che tutti i dati siano stati accuratamente salvati e i file siano intatti.
In secondo luogo bisogna avere una strategia di pulizia dei dati. Iniziare con il desktop: salvare file sul desktop è facile e veloce, ma è un modo inefficace per organizzare i file e le cartelle. E’ opportuno prendersi un momento per spostare i file presenti sul desktop in cartelle di documenti organizzate con logica per migliorare le prestazioni.
Poi controllare la mail: per molti, le cartelle “posta inviata” e “posta cancellata” sono diventate una forma di sicurezza, dove c’è la prova dei file inviati e ricevuti. Eppure, ci sono un sacco di e-mail che sono inutili e possono rallentare il sistema. Si deve iniziare con l’ordinamento per “dimensione” ed eliminare le mail inutili che occupano più spazio sul disco, poi ordinarle per “tipo” per cancellare le superflue risposte “Fuori sede”, e poi da “a” per eliminare i messaggi di spam e quelli non importanti.
Infine un accorgimento importante è quello di non creare molte cartelle: con le migliorate capacità di ricerca, non è più necessario creare una struttura di cartelle per organizzare i file. Vanno impostate brevi informazioni logiche con una nomenclatura coerente, e va utilizzata la ricerca per trovare informazioni di cui si ha bisogno.
