Fino a poco tempo, le soluzioni software HR che consentono ai dipendenti di accedere direttamente e in tempo reale alle informazioni di cui hanno bisogno erano disponibili solo per le aziende con grandi budget e risorse IT interne. Oggi, grazie a Cezanne On Demand, che integra funzionalità self service, anche le piccole e medie aziende possono avvalersi di questa opportunità.
Naturalmente, disporre della tecnologia abilitante non garantisce che le funzionalità vengano realmente utilizzate. Cezanne suggerisce dunque alcune utili indicazioni per favorire un uso efficace delle funzionalità self service di una piattaforma HR.
1 . Identificare i propri “evangelisti”
In ogni organizzazione, in genere, è presente un gruppo di persone che si mostrano particolarmente entusiaste rispetto alle novità introdotte, disposte a testarle e a promuovere presso i colleghi i benefici che si possono determinare. Identificarle e coinvolgerle fin dalle fasi iniziali del roll out del portale HR, se non addirittura, dalla fase di selezione della piattaforma, è un’attività decisamente utile per poter contare su un team motivato in grado di divulgare presso l’intera organizzazione le potenzialità della soluzione introdotta.
2 . Offrire formazione e supporto
Per quanto possa essere facile il sistema introdotto è necessario prevedere un tempo congruo affinché le persone prendano confidenza con le nuove modalità di accedere alle proprie informazioni. È necessario perciò prevedere l’organizzazione di piccole sessioni di gruppo guidate dagli utenti più entusiasti, gli “evangelisti”, dove far acquisire dimestichezza ai dipendenti con training pratici. Utile poi predisporre un manuale di istruzioni semplice, corredato da screenshot, al quale fare riferimento nel caso gli utenti si dimentichino alcuni passaggi nell’utilizzo del software.
3 . Sottolineare ai dipendenti l’importanza del nuovo sistema HR
Un nuovo sistema software per la gestione delle risorse umane dovrebbe essere costantemente promosso come strumento centrale per tutta l’organizzazione. È necessario rafforzare costantemente il messaggio che la soluzione HR è l’ambiente dove tutti possono gestire le proprie informazioni, prenotare una vacanza, controllare i calendari di gruppo, completare una valutazione delle prestazioni e molto altro. Naturalmente, condizione necessaria è quella di mantenere le informazioni sempre aggiornate.
4 . “Vendere” i benefici del nuovo software
La comunicazione deve dunque concentrarsi sui benefici concreti che il sistema genera per manager e dipendenti. Ad esempio, ottenere un rapido aggiornamento su quanti giorni di ferie sono rimasti dal monte maturato nell’anno o, per i manager, la consultazione del calendario degli impegni per valutare le diverse autorizzazioni ai membri del team. La possibilità poi di aggiornare rapidamente i dati e le informazioni rilevanti (come per esempio le variazioni dei riferimenti bancari) rappresentano una garanzia per i dipendenti che le procedure siano seguite in modo corretto.
5 . Rendere semplice la fruizione del sistema
I dati gestiti dalla piattaforma HR sono particolarmente sensibili, non si può dunque ignorare la necessità di una politica password sicura. Tuttavia, si possono trovare modi per rendere l’accesso più facile. Tra questi, incoraggiare i dipendenti a creare collegamenti diretti alla pagina di login o pubblicare il link in area protette ma condivise come l’intranet aziendale.
Fondamentale, infine, assicurarsi che le politiche di sicurezza siano conosciute e comprese.
6 . Incoraggiare il personale a partecipare alla discussione
L’utilizzo del portale social HR integrato in Cezanne On Demand consente ai dipendenti di condividere informazioni, collaborare su progetti e ottenere rapide risposte alle loro domande. Ci sono indubbi benefici per il business in termini di innovazione e incremento della produttività.
Anche i singoli dipendenti hanno molto da guadagnare da un proficuo utilizzo del software per la gestione del personale. La semplicità di accesso ai contenuti è funzionale a ridurre errori e duplicazioni, migliorando velocità ed efficienza delle attività gestite.
Incoraggiare le persone a utilizzare in tutte le sue potenzialità le funzioni self service di una piattaforma HR può, in definitiva, creare una situazione win-win con benefici concreti sia per i singoli dipendenti sia per tutta l’organizzazione nel suo complesso.
