Rossignol, azienda specializzata nella produzione di attrezzature sportive invernali, ha rivoluzionato l’organizzazione e la gestione delle spese dei viaggi aziendali grazie all’utilizzo di Notilus di Dimo Gestion, player francese nel segmento software per la gestione delle trasferte e note spese.
Il Gruppo Rossignol annovera diversi brand (Rossignol, Dynastar, Lange, Look, Kerma, Hammer e Cleveland) e offre a livello mondiale una gamma completa di prodotti per tutte le discipline. L’azienda, inoltre, è impegnata in una forte attività di promozione e sponsorizzazione di grandi tornei sportivi e gare internazionali che coinvolge agenti commerciali e di marketing e tecnici di gara in viaggi di lunghi periodi, fino anche a quattro mesi consecutivi, in diversi paesi del mondo.
Con un gruppo così articolato e capillare, la gestione delle note spese legate alle trasferte è diventata sempre più complessa e spesso irregolare, tanto che Rossignol ha deciso di automatizzarne la gestione. Da oltre 15 anni, infatti, l’azienda ha implementato Notilus di Dimo Gestion, semplificando e riducendo notevolmente i tempi richiesti per la rilevazione, la valutazione e il conteggio delle note spese accumulate.
Dopo un’approfondita analisi delle caratteristiche dell’azienda dalla gestione degli anticipi, ai limiti di spesa ai dipendenti e alle policy di viaggio, Dimo Gestion ha supportato Rossignol per tutti i primi mesi della configurazione di Notilus: dalla formazione del personale responsabile del progetto all’installazione vera e propria della piattaforma, mantenendo il Gruppo in stato di info-gestione per qualche tempo e integrando via via alcuni processi fino a trasferire le competenze internamente e rendere Notilus operativo a tutti gli effetti.
Negli anni l’uso di questo software, congiunto alla Carte Corporate, ha portato un notevole risparmio di tempo e semplificazione delle procedure. Dal punto di vista del dipendente rimane solo da inserire le spese in contanti e approvare quelle pagate con la carta, tutti i dettagli relativi all’acquisto sono già descritti automaticamente in Notilus. Il reparto contabilità, invece, ha avuto modo di semplificare notevolmente i processi grazie alla gestione automatica, e non più manuale, di calcoli – quali ad esempio la conversione delle valute per i viaggi all’estero – e ha potuto velocizzare il controllo delle note, verificare più facilmente il superamento dei limiti e semplificare le approvazioni interne.
“Da una gestione manuale tramite fogli Excel, spesso poco affidabile e imprecisa, con Notilus la contabilità di Rossignol è diventata completamente automatizzata, riuscendo oggi ad elaborare in modo più semplice e veloce circa 300 note spese mensilmente – spiega Anaïs Manetta, Italy Notilus Business Manager di Dimo Gestion –. Ma non soltanto la contabilità ha guadagnato in termini di risparmio di tempo e di semplificazione del lavoro, anche per chi approva i costi e soprattutto per i dipendenti vi è una migliore qualità del monitoraggio delle note spese in quanto non dovranno più indagare presso la contabilità quando una nota si è arenata o quando verrà pagata, sapranno immediatamente lo stato dei rimborsi consultando la propria pagina di Notilus”.
