A cura di Enrico Leopardi
Director of Sales Southern Emea, LifeSize
La flessibilità nel lavoro è un notevole vantaggio per i dipendenti e sta diventando di uso comune praticamente in tutti i settori, un modo per non lasciarsi scappare i migliori talenti. Capita spesso, infatti, che il lavoro dei collaboratori possa essere interrotto da fattori esterni, quali scioperi dei mezzi pubblici, o altre cause, che costringono i pendolari a lavorare da casa. I manager potrebbero, quindi, trovarsi di fronte a nuove difficoltà che li obbligano a rispondere ad una serie di esigenze e preoccupazioni completamente nuove da parte del proprio personale.
Sappiamo che si tratta di un benefit apprezzato dai dipendenti, ma come fanno i manager a far funzionare il lavoro flessibile?
1) Stabilire regole e linee guida
Definendo delle regole e delle linee guida per la produttività, segnalando gli orari di inizio e fine lavoro, partecipando alle riunioni, inviando il proprio lavoro e così via, i manager remoti non avranno da preoccuparsi per un dipendente che lavora da casa, purché sia responsabile del proprio tempo. Molti manager devono superare la vecchia convinzione che la flessibilità del lavoro sia improduttiva, e il modo migliore per farlo è misurando i risultati. Se potete dimostrare i benefici usando i fatti e la logica, sarà difficile controbattere.
2) Dare priorità allo spirito di appartenenza al gruppo
Rendendo l’ambiente di lavoro una comunità piuttosto che una gerarchia, i datori possono vedere le cose dalla prospettiva dei dipendenti e offrire informazioni e supporto rilevanti. Ma creare una comunità sparsa su centinaia di chilometri può non essere semplice. È molto più facile stimolare la fiducia e l’empatia all’interno di una comunità quando alla firma in fondo a un’e-mail o a una voce al telefono si associa una faccia.
3) La comunicazione è tutto
Non importa se ci si trova a tre metri o a trecento chilometri di distanza; sono i mezzi di comunicazione a essere cambiati. La posta elettronica e la messaggistica istantanea sono due ottimi modi per assegnare compiti rapidamente, stare in contatto con i lavoratori e ricevere feedback, ma non hanno quel tocco personale necessario per una comunicazione efficace. Le videoconferenze permettono un dialogo più complesso, evitando i fraintesi che possono esserci con altri mezzi di comunicazione.
4) Considerare le prestazioni dei dipendenti
Per l’80% dei dipendenti, il lavoro flessibile è un benefit, perciò tenere d’occhio il termometro del successo è assolutamente identico. Si può facilmente programmare una valutazione periodica delle prestazioni di ciascun dipendente per verificare se il lavoro viene svolto in maniera puntuale.
5) Anche gli incontri informali sono importanti
Una squadra dà il meglio quando tutti spingono nella stessa direzione, verso un obiettivo comune: una sensazione difficile da infondere se ci si trova in diverse aree geografiche. Ne consegue l’importanza di pianificare riunioni strategiche formali e incontri informali per incentivare il gioco di squadra: fanno sentire le persone parte di un gruppo e ispirano un senso di responsabilità reciproca. Le videoconferenze sono la cosa più vicina a una chiacchierata improvvisata accanto al distributore automatico durante la pausa caffè.
6) Differenziare i canali di comunicazione
Per alcune riunioni, non c’è dubbio che incontrarsi di persona sia la cosa migliore. Per altre discussioni, una telefonata veloce o una breve e-mail può bastare. Assicurarsi di disporre dei mezzi per tenersi in contatto a prescindere dalla distanza e dal tempo è ciò che rende possibile la flessibilità del lavoro.
Quando si gestiscono dipendenti remoti, si pretendono le stesse identiche cose che ci si aspetta dal personale in ufficio: produttività e affidabilità. Che sia una scelta o meno, il lavoro flessibile non deve andare a scapito della qualità del lavoro prodotto, del tempo impiegato dal dipendente o dal senso di comunità all’interno dell’azienda in generale.
