Di seguito condividiamo un articolo di Lorenzo Alegnani, Area Vice President Customer Success, Appian Central and South Europe, nel quale spiega come l’automazione del Permit Management stia rivoluzionando la gestione dei permessi, migliorando l’efficienza e garantendo la conformità normativa in vari settori.
Buona lettura!
Permit Management: automazione ed efficienza nei processi autorizzativi
Con il termine Permit Management si fa riferimento alla gestione dei processi legati alla richiesta, al rilascio, al monitoraggio e alla conformità dei permessi e/o delle autorizzazioni necessari per svolgere attività regolamentate. Questo ambito trova applicazione in diversi settori, tra cui edilizia, industria, energia, ambiente e sanità, garantendo che le attività rispettino le normative e gli standard di sicurezza, ambientali o operativi.
Alcune aziende leader nel settore energetico, sia in Italia che a livello globale, hanno automatizzato e ottimizzato la gestione di questi processi critici grazie a soluzioni innovative, basate su piattaforme complete di process automation. Realizzate con il supporto di system integrator globali, esse coordinano l’intero ciclo di disegno e autorizzazione degli asset all’interno delle loro organizzazioni.
Un’era pre-automazione: le sfide del passato
Prima dell’adozione di soluzioni moderne, le attività di Permit Management erano spesso gestite con applicativi custom che venivano ulteriormente personalizzati e stratificati nel tempo. Queste applicazioni non erano in grado di coprire l’intero processo e richiedevano un notevole intervento manuale, con conseguenti inefficienze e difficoltà nell’evoluzione e scalabilità delle applicazioni.
La spinta verso il cambiamento è arrivata dai cosiddetti Hub Digitali (“Digital Hub”), ovvero unità organizzative responsabili dei processi di digitalizzazione e della relativa ricerca di strumenti moderni, scalabili, gestibili in cloud che sappiano rispondere con flessibilità alle loro realtà complesse. Questi hub hanno coordinato le iniziative aziendali, coinvolgendo attori chiave come i team di compliance, parte degli utenti finali del progetto e due altri macro-gruppi: un nucleo importante di architetti, ingegneri edili e geometri che gestisce la componente topografica e un team composto da notai e legali, incaricati delle relazioni con gli enti esterni.
Asset e Permit Management: Costruire, Gestire e Ottimizzare il Processo
Per “asset” si intende fondamentalmente qualsiasi tipo di oggetto, che è necessario per garantire forniture e servizi all’interno del contesto italiano e non. Ad esempio, nel settore energetico gli asset includono cabine elettriche, tralicci (ad alta, media e bassa tensione), cavi aerei, cavi sotterranei e dorsali. Ciò significa una molteplicità di elementi alla base della richiesta di Permitting che è necessaria per costruire sia la topologia, definire l’ambito e per mettere a terra il ciclo operativo end-to-end.
In aggiunta al classico workflow autorizzativo, automatizzato con gli strumenti di process automation, l’applicazione può anche gestire il disegno della rete cartografica che si sta delineando. Attraverso estensioni applicative che permettono di implementare un front-end dedicato, per consentire all’utente finale di disegnare realmente, su delle mappe integrate con Google Maps, quella che sarà la topografia di intervento. Quindi sulla base della regione geografica, sulla base della città, della zona e di tutta una serie di informazioni di carattere geofisico si vanno a definire gli oggetti.
Il processo approvativo: complessità e coordinamento
Gli asset definiti vengono sottoposti a un complesso processo approvativo – variabile in base a driver geografici, politici e organizzativi – che vede un istradamento su rami di processo diversi e con un conseguente ingaggio di interlocutori differenti e distribuiti. Ad esempio, per ottenere l’autorizzazione specifica al passaggio di un cavo aereo sopra un ponte gestito da un ente terzo, è necessario coinvolgere un team legale e notarile esterno. Alcuni di questi progetti presentano anche ulteriori complessità, dettate dalla copertura geografica, per cui le applicazioni devono essere anche multilingua e prevedere una serie ampia di integrazioni con i sistemi legacy, tipicamente molto verticalizzati.
I risultati della svolta digitale
Con soluzioni di Permit Management, basate su una piattaforma di process management aperta e flessibile, è possibile ottenere un monitoraggio efficace dei processi con un maggiore controllo sui processi autorizzativi, con riduzione delle inefficienze e degli interventi manuali. Inoltre, grazie a un unico punto centralizzato per la consultazione delle informazioni, le informazioni e i permessi sono gestiti in una piattaforma unica, accessibile a tutti gli attori coinvolti. Gli investimenti in sistemi legacy vengono valorizzati, integrandoli grazie a un livello di disaccoppiamento tramite API, e non è necessaria nessuna migrazione onerosa di dati.
Digitalizzando e automatizzando l’intero processo di approvazione su una robusta piattaforma di process management basata in cloud e flessibile si ottiene rapidità di sviluppo, flessibilità, scalabilità e una manutenzione semplificata, oltre a una significativa riduzione dei tempi di gestione.
Applicazioni trasversali: oltre il settore energetico
Le soluzioni di Permit Management, basate su una piattaforma di process management che integra nativamente tutti gli strumenti di automazione, dal BPM all’RPA, le regole di business, l’AI e il Process Mining, si adattano facilmente ad altri contesti industriali e tipologie di asset. Ad esempio, possono essere utilizzate per la gestione di tubature del gas, impianti idrici o infrastrutture di telecomunicazione. Inoltre, si possono estendere facilmente con nuove applicazioni, quali ad esempio la gestione delle gare e il monitoraggio dei cantieri. Grazie alla loro flessibilità, queste applicazioni rappresentano un valido alleato per affrontare le sfide autorizzative e operative in molteplici settori.
di Lorenzo Alegnani, Area Vice President Customer Success, Appian Central and South Europe
