Molte organizzazioni non sono in grado di proteggersi in modo adeguato dalla violazione dei dati, fenomeno che, dal 2009 a oggi, ha colpito 26 milioni di persone. Spesso il problema è aggravato dall’inconsapevolezza relativa al numero di interfacce elettroniche che i documenti attraversano durante il loro ciclo di vita. Tra i dispositivi più “pericolosi” troviamo le stampanti multifunzioni, dispositivi da ufficio che possono essere utilizzati come stampanti, scanner, fotocopiatrici e fax e che dispongono di disco rigido e firmware integrato, oltre che della capacità di comunicare con altri sistemi all’interno della rete.
Per affrontare i punti deboli nella sicurezza di stampa Nuance ha stilato una serie di raccomandazioni:
1. Richiedere l’autenticazione dell’utente ai fini di controllo
2. Limitare l’accesso agli utenti in base all’autorizzazione.
3. Centralizzare il controllo di tutte le attività di rete.
4. Crittografare i dati provenienti da/diretti verso stampanti multifunzione.
5. Permettere il rilascio di processi di stampa solo al personale autorizzato.
6. Mettere in pratica regole per la stampa.
7. Implementare destinazioni di rete sicure.
8. Monitorare e controllare l’attività sicura di invio dei documenti.
9. Implementare l’invio di fax in rete.
