ABS Acciai, 795 milioni di euro di fatturato con un organico di 1284 persone, nel 2013- 2014 la filiera di approvvigionamento conta 1200 fornitori, 25.000 righe di acquisto interne con conseguenti 21.000 righe d’ordine prodotte. Il tutto gestito su carta.
E-mail stampate, creazioni di file di Excel per le richieste d’offerta, stampe di ordini e di offerte per i confronti: una metodologia di lavoro che implicava un tempo medio di evasione della richiesta d’ordine (dalla richiesta del reparto all’emissione dell’ordine) di circa 15 giorni.
E’ in questo contesto che nasce la necessità di dare un nuovo strumento di lavoro ai buyer, un supporto che ne ottimizzasse il lavoro e che permettesse una visione d’insieme del singolo ordine.
“Eliminazione della carta, archiviazione elettronica delle informazioni, riduzione delle attività a basso valore aggiunto e una soluzione di minimo impatto sui nostri utenti queste erano le principali istanze” esordisce Simone Cavasino, IT project manager di ABS Acciai, che continua “abbiamo trovato in IUNGO la soluzione ideale per le nostre esigenze.”
Il processo implementato segue un flusso lineare ma allo stesso tempo complesso, dove più attori convergono su numerosi dati. La richiesta d’acquisto del reparto viene creata attraverso il gestionale di ABS Acciai (SAP) e visualizzata su IUNGO, a questo punto il buyer decide quali fornitori mettere in gara; questo passaggio, prima svolto con la creazione di un file Excel, ora è eseguito dalla matrice presente nella piattaforma IUNGO. Grazie all’utilizzo delle IUNGOmail, messaggi di posta elettronica che consentono lì operatività di un portale dentro una semplice email, il buyer coinvolge i fornitori scelti specificando i vari parametri di trattativa e, nello step successivo, sceglie l’offerta più valida. L’ordine viene in seguito generato da SAP seguendo l’iter burocratico del gestionale e su IUNGO vengono visualizzati tutti i passaggi in tempo reale.
Con IUNGO, il buyer ha un suo cruscotto sempre aggiornato per monitorare lo stato degli ordini emessi e non è costretto a stampare ed archiviare nessun file.
“Con IUNGO abbiamo ottenuto un altro bisogno risultato che ci eravamo prefissi: dare al buyer un efficace strumento di comunicazione per interfacciarsi sia con gli attori interni all’azienda, i richiedenti degli acquisti, sia con gli attori esteri all’azienda, i fornitori” commenta Cavasino.
La piattaforma per gestione gestire la comunicazione con i fornitori diventa in ABS anche il mezzo di comunicazione per il dialogo tra reparti richiedenti. Se per un ordine un buyer ha necessità di coinvolgere il reparto che ha prodotto la richiesta d’acquisto, invia una IUNGOmail che racchiude tutto il patrimonio di informazioni relative all’ordine in oggetto, instaurando cosi una comunicazione precisa e puntuale.
Con l’implementazione di IUNGO, i giorni medi di evasione della richiesta d’ordine sono scesi da 15 a 9. Dopo un paio di mesi dall’inizio del progetto sono 350 i fornitori integrati con IUNGO e 3000 le righe d’ordine processate.
L’integrazione documentale tra i sistemi aziendali è garantita, grazie a IUNGO tutti gli attori coinvolti accedono allo stesso documento e il sistema assicura la corretta presenza degli allegati.
“E’ semplice da utilizzare e ottimizza il lavoro al tempo stesso, questo è IUNGO” dichiara Cavasino che continua “la IUNGOmail, l’idea centrale su cui si muove il software è strategica, il principale strumento di lavoro al giorno d’oggi, l’email, arricchita di tutte le informazioni necessarie per la gestione dell’ordine. Non abbiamo avuto nessun tipo di problema con i fornitori, anzi abbiamo riscontri ottimi sui nuovi processi implementati”.
Michele Magistretti, direttore acquisti di ABS Acciai aggiunge: “L’evoluzione dell’ufficio acquisti passa anche per Iungo, abbiamo creato prossimità con 1200 fornitori gestendo 26.000 richieste dei vari attori della supply chain riducendo del 30% il lead time di acquisto. Una soluzione semplice per sistemi complessi”.
Nel futuro di ABS Acciai c’è l’estensione di IUNGO su numerosi temi: dall’integrazione della validazione dell’ufficio sicurezza per ordini particolari, alla creazione di listini prezzi con le informazioni raccolte dalle richieste di offerte di IUNGO, dalla gestione della documentazione dei fornitori al miglioramento del processo di firma degli ordini.
